W codziennej pracy biura rachunkowego każda minuta jest na wagę złota. Im więcej klientów, tym więcej e-maili, telefonów, dokumentów i… potencjalnych nieporozumień. A gdyby tak pewne rzeczy ustawić raz – i mieć z głowy?
W tym artykule pokażemy Ci 5 obszarów, które możesz zautomatyzować w mOrganizerze Finansów. Nie tylko po to, by „mieć mniej pracy”, ale przede wszystkim, by zyskać:
- porządek w obiegu dokumentów,
- większą terminowość klientów,
- przewidywalność w działaniu zespołu,
i czas na rzeczy, które naprawdę rozwijają Twoje biuro.
Automatyzacje, które ustawiasz raz – i działają przez cały rok
Automatyzacja nie oznacza, że wszystko będzie działo się bez Twojego udziału. Oznacza raczej, że procesy, które są powtarzalne, nie muszą być powtarzane ręcznie. A to ogromna ulga, zwłaszcza w biurach, które każdego miesiąca obsługują dziesiątki firm.
Poniżej przedstawiamy pięć konkretnych ustawień w mOrganizerze, które pozwalają zbudować efektywną współpracę z klientem – od razu i na długo.
1. Automatyczne przypomnienia o dostarczeniu dokumentów
Przypominasz klientowi, że trzeba wysłać faktury? Super. Ale robisz to co miesiąc, każdemu z osobna? To już nie brzmi tak dobrze.
W mOrganizerze Finansów możesz ustawić, by przypomnienia wysyłały się cyklicznie, automatycznie i z wyprzedzeniem. Klient dostaje je o stałej porze – np. 25 dnia każdego miesiąca – przez e-mail lub SMS.
To nie tylko wygoda. To budowanie nawyków u klientów. Gdy przypomnienie pojawia się regularnie i zawsze w tym samym formacie, klienci zaczynają reagować szybciej, częściej i skuteczniej.
Jak to wygląda w praktyce?
- Wybierasz klienta lub grupę klientów.
- Tworzysz szablon przypomnienia (np. „Przypominamy o dokumentach za sierpień – termin do 5 września”).
- Ustawiasz datę, częstotliwość i formę wysyłki.
System robi resztę za Ciebie – co miesiąc, bez pomyłek i bez opóźnień.
2. Kategorie dokumentów – porządek od samego początku
Znasz to uczucie, gdy klient wrzuca wszystkie faktury do jednego folderu, a Ty musisz później spędzić godzinę, żeby je posortować? To niepotrzebna strata czasu.
W mOrganizerze Finansów możesz przypisać konkretne kategorie dokumentów – tak, by system od razu wiedział, co jest czym. Przykład?
- Faktury kosztowe
- Faktury sprzedażowe
- Paragony
- Raporty kasowe
- Umowy, wynagrodzenia, leasing
Dzięki temu, gdy klient przesyła plik, trafia on do właściwej przegródki – a Ty nie musisz się domyślać.
Co to daje?
- Mniej pomyłek w księgowaniu
- Szybsze przetwarzanie dokumentów
- Większy komfort pracy zespołu
To trochę jak etykiety na segregatorach – tylko że cyfrowe, automatyczne i bez bałaganu.
3. Szablony komunikacji z klientem
W pracy z klientami wiele komunikatów się powtarza:
- „Prosimy o dostarczenie dokumentów do końca tygodnia.”
- „Brakuje nam faktury za leasing.”
- „Deklaracja VAT gotowa do akceptacji.”
Piszesz je za każdym razem od nowa? Nie musisz.
W mOrganizerze możesz tworzyć własne szablony wiadomości e-mail i SMS, które potem wykorzystujesz wielokrotnie – ręcznie lub automatycznie.
Przykładowe szablony:
- 📧 Przypomnienie o dokumentach
- Prośba o uzupełnienie braków
- Informacja o zakończeniu miesiąca
- Potwierdzenie odbioru rozliczenia
Dzięki temu cała komunikacja z klientem jest spójna, profesjonalna i oszczędza Twój czas.
4. Kalendarz terminów podatkowych
Nie każdy klient pamięta, kiedy jest termin ZUS czy VAT. I nie musi – od tego jesteście Wy. Ale czy naprawdę musicie za każdym razem przypominać osobiście?
Nie. W mOrganizerze dostępny jest kalendarz podatkowy, który:
- wysyła przypomnienia klientom o obowiązkach podatkowych,
- przypomina o wysokości i terminie zapłaty,
- pozwala zminimalizować ryzyko spóźnień.
Dla Ciebie to spokój, dla klienta – świadomość i kontrola.
A co, jeśli klient nie zapłaci?
System może też generować monity i ponaglenia – wysyłane automatycznie. Dzięki temu klient otrzymuje konkretną informację, a Ty nie musisz się przypominać osobiście.
5. Panel klienta – przejrzystość i lepsza współpraca
Współpraca księgowy–klient często rozbija się o drobne rzeczy: „Czy już to wysłałem?”, „Czy to był ten miesiąc?”, „Gdzie mam dodać dokument?”
Dzięki panelowi klienta w mOrganizerze, Twoi klienci mają:
- widok na status dokumentów (oczekujące, zaksięgowane, do poprawy),
- jasną listę wymaganych plików,
- intuicyjne miejsce do ich dodawania,
- historię komunikacji i komentarzy.
To rozwiązanie, które edukuje klienta, buduje jego zaangażowanie i zmniejsza liczbę pytań do biura.
Co daje biuru rachunkowemu automatyzacja współpracy z klientem?
| Ustawienie | Korzyści dla biura | Korzyści dla klienta |
| Przypomnienia o dokumentach | Mniej dopytywania, większa terminowość | Stałe, przewidywalne komunikaty |
| Kategorie dokumentów | Szybsze księgowanie, mniej pomyłek | Mniej pytań, prostszy sposób dodawania plików |
| Szablony komunikacji | Oszczędność czasu, spójność | Jasne i zrozumiałe wiadomości |
| Kalendarz podatkowy | Przypomnienia bez ręcznego wysyłania | Brak zaskoczenia – wiadomo, kiedy zapłacić |
| Panel klienta | Lepsza organizacja pracy, mniej chaosu | Pełna przejrzystość i kontrola |
OSCBR i mOrganizer Finansów – cyfrowy rozwój biura rachunkowego w praktyce
Automatyzacja to pierwszy krok. Drugim jest przemyślany rozwój.
Biura rachunkowe, które wdrażają cyfrowe rozwiązania, takie jak mOrganizer Finansów, mogą dołączyć do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) – społeczności, która stawia na jakość, nowoczesność i wspólne standardy.
To nie tylko certyfikat. To:
- dostęp do wsparcia i wiedzy,
- narzędzia ułatwiające skalowanie usług,
- promocja biura wśród klientów biznesowych.
Zobacz więcej: oscbr.pl
Chcesz pracować spokojniej? Zobacz, jak działa mOrganizer w Twoim biurze
Dobra automatyzacja to taka, która nie zastępuje człowieka, ale go wspiera.
Dzięki mOrganizerowi Finansów możesz skonfigurować kluczowe elementy współpracy raz – i cieszyć się spokojniejszą, bardziej uporządkowaną pracą przez kolejne miesiące.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce – przetestuj mOrganizer Finansów lub umów prezentację z zespołem.
Zobacz, jak wiele może zmienić jedno dobrze ustawione przypomnienie.