Prowadzenie firmy to nie tylko sprzedaż i obsługa klientów, ale też codzienna walka z papierologią. Faktury, potwierdzenia przelewów, opłaty ZUS i podatki – każdy dokument trzeba właściwie przypisać, żeby zachować porządek w księgowości.
Ale co, jeśli system zrobi to za Ciebie? Właśnie tak działa funkcja automatycznego kategoryzowania dokumentów w mOrganizer Finansów. Dzięki niej Twoje dokumenty „same” trafiają do odpowiednich kategorii – oszczędzając czas, zmniejszając ryzyko błędów i ułatwiając współpracę z księgowym.
Dlaczego warto kategoryzować dokumenty automatycznie?
Każdy przedsiębiorca zna to uczucie: stosy faktur do zaksięgowania, ręczne przypisywanie do kategorii w KPiR albo w VAT, a do tego ciągła obawa, że coś pójdzie nie tak. Automatyzacja eliminuje ten problem.
Dzięki automatycznemu kategoryzowaniu:
- Zaoszczędzisz czas – mniej klikania, więcej czasu na biznes.
- Unikniesz błędów – system rozpoznaje typy dokumentów i przypisuje im właściwe kategorie.
- Zachowasz porządek – wszystkie dokumenty są na swoim miejscu.
- Ułatwisz współpracę z księgowością – Twój księgowy dostaje już uporządkowane dane.
Jak działa automatyczne kategoryzowanie w mOrganizerze finansów?
1. Kategorie przypisane do szablonów dokumentów
W mOrganizerze finansów możesz korzystać z szablonów dokumentów, które mają przypisane domyślne kategorie księgowe.
Przykład:
- Faktury sprzedaży mogą automatycznie trafiać do kategorii „Sprzedaż towarów – kraj”.
- Zakupy materiałów biurowych – do kategorii „Koszty biurowe”.
Efekt? Wystawiasz dokument, a kategoria przypisuje się sama – bez Twojej ingerencji.
Instrukcja: Jak działa przypisywanie kategorii?
2. Automatyczne księgowanie operacji bankowych
Jeśli połączysz swoje konto bankowe z mOrganizerem finansów w mBanku, możesz włączyć opcję:
„Księguj automatycznie przychody i koszty bankowe”
Wtedy system sam tworzy dowody wewnętrzne na podstawie Twoich transakcji:
- wpływ na konto → przychód,
- obciążenie → koszt.
System rozpoznaje też rodzaj operacji, np.:
- składka ZUS,
- wypłata wynagrodzenia,
- paliwo czy usługi telekomunikacyjne.
A jeśli coś zostanie przypisane błędnie? Wystarczy jedno kliknięcie, żeby poprawić kategorię.
Instrukcja: Automatyczne księgowanie bankowe – krok po kroku
3. INBOX i e-Segregator – dokumenty od razu w porządku
INBOX
To „skrzynka odbiorcza” Twojej firmy. Dokumenty trafiają tam automatycznie – możesz je:
- przesłać e-mailem,
- sfotografować telefonem,
- albo dodać ręcznie.
System od razu klasyfikuje je do odpowiednich kategorii: sprzedaż, koszty, inne.
e-Segregator
Na koniec miesiąca e-Segregator sam przygotowuje zestawienia i dokumenty zamknięcia. Masz cały miesiąc uporządkowany i zamknięty „na klik” – a Twój księgowy dostaje gotowy komplet dokumentów.
Praktyczne korzyści dla przedsiębiorców
- Czas – mniej formalności, więcej działania.
- Spokój – system pilnuje porządku, a Ty nie martwisz się o błędy.
- Elastyczność – zawsze możesz poprawić lub nadpisać kategorię ręcznie.
- Zgodność z przepisami – kategorie są zgodne z KPiR i VAT.
- Lepsza współpraca z księgowym – nie musisz segregować dokumentów, wszystko jest gotowe.
Jak zacząć korzystać z automatycznego kategoryzowania?
- Zaloguj się do mOrganizer.pl
- Wejdź w Ustawienia > Firma
- Włącz opcję:
„Księguj automatycznie przychody i koszty bankowe” - Dodaj domyślne kategorie do swoich szablonów dokumentów
- Zacznij przesyłać dokumenty do INBOXa – resztę zrobi system
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
- Czy automatyczne kategoryzowanie w mOrganizer działa w 100% bez mojej ingerencji?
System sam przypisuje dokumenty i operacje bankowe do odpowiednich kategorii, ale w razie potrzeby możesz je ręcznie edytować. To oznacza, że zyskujesz czas, a jednocześnie masz pełną kontrolę nad poprawnością danych. - Co jeśli system zaklasyfikuje dokument błędnie?
Wystarczy jedno kliknięcie, aby zmienić kategorię. Dzięki temu nie musisz martwić się, że pojedyncza pomyłka wpłynie na całą księgowość. - Czy mogę samodzielnie ustawić kategorie dla dokumentów?
Tak. W mOrganizer możesz zdefiniować domyślne kategorie dla najczęściej używanych szablonów dokumentów. Dzięki temu każde wystawienie faktury lub zaksięgowanie kosztu będzie szybsze i prostsze. - Czy automatyczne księgowanie obejmuje wszystkie operacje bankowe?
System rozpoznaje wiele popularnych operacji (np. opłaty ZUS, wynagrodzenia, paliwo, abonamenty). Jeśli operacja jest nietypowa, możesz ją zaksięgować ręcznie lub poprawić kategorię przypisaną przez system. - Jak automatyczne kategoryzowanie pomaga we współpracy z biurem rachunkowym?
Dokumenty są od razu uporządkowane, przypisane do właściwych kategorii i dostępne online. Dzięki temu Twój księgowy nie musi przeszukiwać plików ani dopytywać o szczegóły – dostaje gotowy komplet danych do rozliczenia. - Czy ta funkcja jest zgodna z przepisami?
Tak. Kategorie w mOrganizer są dostosowane do wymagań KPiR i VAT, co ułatwia prawidłowe rozliczenia i zmniejsza ryzyko błędów podatkowych.
Jak automatyczne kategoryzowanie w mOrganizer ułatwia prowadzenie firmy?
Automatyczne kategoryzowanie dokumentów w mOrganizer Finansów to rozwiązanie, które naprawdę odciąża przedsiębiorców. Dzięki niemu:
- nie tracisz czasu na ręczne sortowanie dokumentów,
- unikasz pomyłek,
- masz porządek w finansach i spokój w głowie.
To funkcja szczególnie przydatna dla osób, które chcą więcej czasu poświęcić na rozwój biznesu, a mniej na papierologię.
Wskazówka dla Ciebie: Im lepiej ustawisz kategorie i szablony na początku, tym mniej poprawek będziesz musiał wprowadzać później.