Jak zautomatyzować przypomnienia dla klientów w biurze rachunkowym

W wielu biurach rachunkowych ostatnie dni miesiąca wyglądają podobnie: gorączkowe telefony do klientów, maile z prośbami o dokumenty, stresujący brak odpowiedzi i niepewność, czy rozliczenie uda się zamknąć na czas.

Nie chodzi o to, że klienci celowo ignorują obowiązki. Często po prostu zapominają. A księgowi nie są przecież asystentami przypominającymi o terminach.

Dlatego automatyzacja przypomnień to jedna z tych zmian, które naprawdę robią różnicę — nie tylko dla zespołu księgowego, ale i dla całej organizacji. Dzięki mOrganizerowi Finansów ten proces można uprościć i ustandaryzować.

Ręczne przypomnienia – ile czasu naprawdę pochłaniają w biurze księgowym?

Bez systemowego wsparcia przypomnienia są realizowane ręcznie: telefonicznie, przez e-mail lub SMS. Wymaga to:

• śledzenia listy klientów i ich zobowiązań,
  
• tworzenia wiadomości,
  
• wysyłania ich w odpowiednim czasie,
  
• monitorowania reakcji (albo ich braku),
  
• ponawiania próśb, często wielokrotnie.
  

Skalując to na kilkudziesięciu czy kilkuset klientów, robi się z tego praca na cały etat. A przecież celem biura rachunkowego jest świadczenie usług księgowych i doradczych, a nie zarządzanie kalendarzem przypomnień.

Automatyzacja przypomnień z mOrganizerem Finansów – jak to działa?

mOrganizer Finansów to narzędzie zaprojektowane z myślą o realnych wyzwaniach biur rachunkowych. Jednym z jego istotnych elementów jest możliwość ustawienia przypomnień, które system wysyła automatycznie — bez potrzeby codziennej kontroli.

Jakie przypomnienia możesz ustawić w mOrganizerze Finansów?

W systemie można ustawić przypomnienia dotyczące:

• dostarczania dokumentów do księgowości (np. faktur kosztowych, sprzedażowych, paragonów),
  
• zbliżających się płatności ZUS, PIT, VAT,
  
• terminów zapłaty za faktury,
  
• monitorowania płatności – m.in. możliwość wysyłki ponagleń (monitów),
  
• komunikacji informacyjnej (np. zmiany w przepisach podatkowych).
  

System obsługuje automatyczną wysyłkę:

• wiadomości e-mail,
  
• wiadomości SMS (w ramach określonych pakietów).
  

Dzięki temu przypomnienia są regularne, przewidywalne i… działają, bez potrzeby ręcznej interwencji pracownika biura.

Jak ustawić automatyczne przypomnienia w mOrganizerze?

Po aktywacji konta w mOrganizerze finansów możesz włączyć powiadomienia, które będą wysyłane na adres e-mail podany w systemie. Dzięki temu zawsze będziesz na bieżąco z dokumentami, zadaniami i terminami podatkowymi.

Powiadomienia systemowe

Aby je włączyć:

1. Przejdź do zakładki Ustawienia → Ustawienia powiadomień.
   
2. Przesuń suwak tak, aby zmienił kolor na niebieski.
   
3. Zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.
   

Możesz otrzymywać informacje o:

• odrzuceniu skanu jako duplikat,
  
• zmianie priorytetu zadania (na wysoki, krytyczny lub problem),
  
• wgraniu dokumentów do e-Segregatora,
  
• wgraniu dokumentów poprzez zdefiniowany adres e-mail do przesyłania skanów.
  

Przypomnienia o zadaniach i terminach

W systemie ustawisz również przypomnienia e-mailowe dotyczące zadań krytycznych i standardowych.

• Powiadomienia wysyłane są w każdy poniedziałek od godz. 8:00.
  
• Otrzymasz też automatyczne przypomnienia przed kluczowymi terminami:
  
  • 10. dzień miesiąca – dostarczenie dokumentów,
    
  • 20. dzień miesiąca – zapłata ZUS i PIT,
    
  • 25. dzień miesiąca – zapłata VAT.
    

Aby je włączyć:

1. Przejdź do zakładki Ustawienia → Przypomnienia o zadaniach.
   
2. Zaznacz odpowiednie opcje.
   
3. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić zmiany.
   

Wyłączenie powiadomień

Jeżeli planujesz zamknąć konto w mOrganizerze, możesz zaznaczyć opcję „Nie wysyłaj”, aby na przypisany adres e-mail nie trafiały już żadne komunikaty systemowe.

Korzyści z automatyzacji przypomnień dla biura rachunkowego i jego klientów

Zarówno właściciele biur rachunkowych, jak i pracownicy operacyjni zauważają poprawę w trzech kluczowych obszarach:

1. Więcej czasu w pracy zespołu księgowego

Pracownicy nie muszą już codziennie śledzić, kto czego nie dostarczył. Zamiast tego mogą:

• skoncentrować się na księgowaniu,
  
• reagować tylko tam, gdzie faktycznie brakuje dokumentów,
  
• obsługiwać większą liczbę klientów w tym samym czasie.
  

2. Poprawa terminowości klientów dzięki przypomnieniom

Regularne, zautomatyzowane przypomnienia uczą klientów nawyków i podnoszą poziom terminowości nawet o kilkadziesiąt procent. To przekłada się na płynniejszą pracę i mniej stresu w biurze.

3. Budowanie profesjonalnego wizerunku biura rachunkowego

Automatyzacja to nie tylko wygoda. To też sygnał dla klienta, że ma do czynienia z nowoczesnym biurem rachunkowym, które pracuje systemowo i przewidywalnie.

Przypomnienia w praktyce – przykładowe scenariusze

Aby jeszcze lepiej zobrazować, jak można wykorzystać funkcję przypomnień, zobacz kilka gotowych przypadków:

Przypomnienie o dokumentach

Co miesiąc, 25 dnia miesiąca – przypomnienie e-mail do klienta:
„Przypominamy o konieczności dostarczenia dokumentów księgowych za bieżący miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca.”

Przypomnienie o płatności VAT

Dwa dni przed terminem płatności VAT (25. dzień miesiąca) – SMS:
„Przypomnienie: zbliża się termin płatności podatku VAT. Szczegóły znajdziesz w panelu klienta.”

Ponaglenie w razie braku reakcji

3 dni po przypomnieniu – drugi e-mail:
„Do tej pory nie otrzymaliśmy dokumentów. Przypominamy o konieczności ich przesłania, by zachować terminowość rozliczenia.”

OSCBR – sieć nowoczesnych biur rachunkowych wspierających digitalizację

Automatyzacja to dopiero początek. Biura, które wdrażają mOrganizera Finansów, często decydują się na dołączenie do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) – społeczności nowoczesnych biur stawiających na:

• standaryzację obsługi klienta,
  
• cyfrowy obieg dokumentów,
  
• narzędzia wspierające automatyzację i jakość usług.
  

Członkostwo w OSCBR to nie tylko prestiż, ale i realne wsparcie rozwoju: know-how, narzędzia, szkolenia i promocja wśród klientów biznesowych.

 Zobacz więcej: oscbr.pl

Dlaczego warto zautomatyzować przypomnienia z mOrganizerem finansów?

Zautomatyzowane przypomnienia to jedno z tych narzędzi, które zmieniają sposób pracy całego biura. Są proste do wdrożenia, nie wymagają inwestycji w IT, a ich wpływ na organizację jest ogromny.

Zyskujesz:

• więcej czasu,
  
• mniej nerwów,
  
• bardziej terminowych klientów,
  
• i lepszą jakość obsługi.
  

Dzięki mOrganizerowi Finansów możesz zbudować spokojniejsze, bardziej nowoczesne i skalowalne biuro rachunkowe.

Chcesz wiedzieć więcej?
Przetestuj mOrganizer Finansów i zobacz, jak wygląda praca z przypomnieniami w praktyce.