Od 4 listopada 2025 roku przedsiębiorców czeka istotna zmiana w zakresie dokumentacji ubezpieczeniowej. Zgodnie z nowelizacją ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podpisaną 15 października 2025 r. przez Prezydenta, nastąpi likwidacja obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS.
To ważna wiadomość dla firm, które dotychczas musiały gromadzić i archiwizować podpisane dokumenty przez kilka lat, mimo że wszystkie dane widniały już w systemach elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Co się zmienia w przepisach ZUS?
Do tej pory przedsiębiorcy mieli obowiązek przechowywania dokumentów ZUS w formie papierowej przez okres 5 lat. Dotyczyło to m.in. zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych przekazywanych elektronicznie – należało mieć także papierową kopię podpisaną przez pracownika.
W praktyce budziło to wątpliwości i pytania: czy trzeba przechowywać papierowe zgłoszenia do ZUS, skoro instytucja i tak posiada je w systemie? Teraz ustawodawca rozwiał te wątpliwości – obowiązek archiwizacji w formie papierowej zostaje zniesiony.
Ważne: Zmiana dotyczy tylko zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych składanych elektronicznie, takich jak:
- ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
- ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego,
- ZUS ZCNA – zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
Nie trzeba już przechowywać ich papierowych wersji z podpisem pracownika.
Zmiana nie obejmuje innych dokumentów kadrowych, np. umów o pracę, list płac, ewidencji czasu pracy czy deklaracji ZUS DRA i RCA – te nadal trzeba archiwizować zgodnie z przepisami.
W praktyce coraz więcej firm korzysta z systemów automatyzujących dokumenty, dlatego warto poznać najważniejsze funkcje mOrganizer finansów wspierające obsługę zgłoszeń i rozliczeń.
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS po zmianach?
Po wejściu w życie nowelizacji przedsiębiorcy przestają tworzyć i przechowywać papierowe wersje dokumentów złożonych elektronicznie. W praktyce nie muszą już analizować, jak długo trzymać dokumenty ZUS dotyczące zgłoszeń do ubezpieczeń. Jeśli przedsiębiorca wysyła zgłoszenie przez PUE ZUS lub inny system elektroniczny, po prostu rezygnuje z przygotowywania i przechowywania papierowego duplikatu.
Dane zgłoszeniowe będą w pełni bezpieczne i dostępne w systemach informatycznych ZUS.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Nowelizacja ustawy to kolejny krok w kierunku cyfryzacji administracji i uproszczenia formalności. Zniesienie obowiązku papierowej archiwizacji:
- zmniejszy biurokrację,
- pozwoli oszczędzić czas i miejsce w firmie,
- ograniczy koszty związane z przechowywaniem dokumentacji,
- zwiększy przejrzystość procesów kadrowo-płacowych.
Dzięki zmianie przedsiębiorcy mogą w pełni polegać na elektronicznych zgłoszeniach, które mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe.
Zmiany w przepisach potrafią być uciążliwe, zwłaszcza gdy pojawiają się tak często jak teraz. Jeśli chcesz skupić się na prowadzeniu firmy, a kwestie kadrowo-płacowe zostawić specjalistom, warto rozważyć współpracę z profesjonalnym biurem księgowym. To najprostszy sposób, by mieć pewność, że wszystkie obowiązki są realizowane prawidłowo, a Ty nie musisz martwić się o kolejne aktualizacje prawa. Sprawdź, jak może Ci w tym pomóc obsługa księgowa mOrganizer finansów.
Podstawa prawna
art. 1 ustawy z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
Więcej praktycznych porad znajdziesz także w naszej zakładce Wsparcie i edukacja. Regularnie zamieszczamy tam zaktualizowane materiały dotyczące cyfrowej dokumentacji.