Współpraca z biurem rachunkowym najczęściej zaczyna się od… dokumentów. To one są podstawą całej księgowości: faktury, paragony, potwierdzenia przelewów, umowy. Bez nich nie ma mowy o rozliczeniach, podatkach czy raportach. I właśnie dlatego sposób ich przekazywania ma ogromne znaczenie – dla obu stron.
W teorii wszystko brzmi prosto. W praktyce? To często jedna wielka gonitwa.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – dlaczego generuje problemy?
Weźmy taki scenariusz:
Zbliża się koniec miesiąca. Przedsiębiorca zaczyna szukać faktur:
- jedna gdzieś w mailach,
- druga zapisana na komputerze,
- paragon za paliwo… w schowku samochodu.
W międzyczasie księgowy pisze z przypomnieniem: „Brakuje nam jeszcze trzech faktur, bez nich nie zamkniemy miesiąca.”
Zaczyna się stres, przeszukiwanie wiadomości, przesyłanie pojedynczych plików… a czas goni.
Ten sposób współpracy – oparty na mailach, telefonach i segregatorach – zajmuje mnóstwo czasu, generuje pomyłki i odbiera spokój. Ani przedsiębiorca nie ma porządku, ani księgowy nie może pracować sprawnie.
Nowoczesny obieg dokumentów z mOrganizerem Finansów – jak działa?
Właśnie dlatego powstał mOrganizer Finansów – narzędzie, które upraszcza cały proces przekazywania dokumentów między firmą a biurem rachunkowym.
Zamiast szukać dokumentów po różnych zakamarkach, wszystko trafia do jednego miejsca – online, pod ręką, zawsze dostępne.
Jak to działa w mOrganizerze finansów?
1. Dodawanie dokumentów – wygodnie z telefonu, komputera lub e-maila
Nie musisz ich skanować, drukować czy ręcznie przeklejać do maila. Dokumenty możesz:
- przesłać e-mailem na dedykowany adres,
- wrzucić z komputera przez przeglądarkę,
- zrobić zdjęcie telefonem (np. paragonu) i gotowe.
Niezależnie od formy – wszystko trafia do jednego miejsca: do Twojego firmowego INBOX-a w mOrganizerze finansów.
2. Automatyczne kategoryzowanie i porządkowanie dokumentów
mOrganizer nie tylko zbiera dokumenty – on je od razu porządkuje:
- rozpoznaje, czy to faktura kosztowa, sprzedażowa czy paragon,
- przypisuje kategorię (np. paliwo, wynagrodzenia, usługi),
- przygotowuje je do przekazania księgowemu.
Dzięki temu biuro rachunkowe dostaje uporządkowany zestaw dokumentów, zamiast surowych plików bez opisu.
A Ty masz wszystko pod kontrolą – bez roboty.
3. Przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego jednym kliknięciem
Kiedy już wszystkie dokumenty są zebrane i przypisane, nie musisz niczego wysyłać ręcznie. Wystarczy jedno kliknięcie i system przekazuje wszystko do biura rachunkowego w ramach tzw. e-Segregatora.
Księgowy widzi komplet dokumentów, w odpowiednim układzie, z przypisanymi kategoriami.
Nie musi dopytywać. Ty nie musisz nic dosyłać.
4. Dostęp do rozliczeń i finansów firmy w czasie rzeczywistym
Kiedy biuro zakończy księgowanie, Ty możesz:
- podejrzeć rozliczenia w systemie,
- sprawdzić koszty, przychody, należności,
- analizować dane miesiąc po miesiącu.
Bez czekania, bez niespodzianek. Masz pełen obraz sytuacji finansowej firmy – od razu.
Korzyści z digitalizacji dokumentów dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Co zyskuje przedsiębiorca dzięki uporządkowanemu obiegowi dokumentów?
- Koniec z chaosem i szukaniem faktur
- Dokumenty w jednym miejscu, dostępne z telefonu i komputera
- Spokój – wszystko przekazane, nic się nie zgubi
- Lepsza współpraca z księgowym, bo nie trzeba „przypominać się” z każdą fakturą
Jakie korzyści ma biuro rachunkowe dzięki mOrganizerowi?
- Kompletne, uporządkowane dokumenty na czas
- Mniej maili, telefonów i „brakujących plików”
- Więcej czasu na doradztwo, mniej na szukanie błędów
- Możliwość obsługi większej liczby klientów bez przeciążenia zespołu
Najczęstsze pytania o obieg dokumentów w mOrganizerze Finansów
Czy mOrganizer zastępuje księgowego?
Nie. To narzędzie, które ułatwia współpracę, ale nie zastępuje kontaktu z księgowym. Wręcz przeciwnie – dzięki niemu księgowy ma więcej czasu, żeby naprawdę doradzić.
Co jeśli system się pomyli w kategorii?
Bez paniki – możesz to poprawić samodzielnie jednym kliknięciem. Intuicyjnie, bez żadnej specjalistycznej wiedzy.
Czy da się korzystać z mOrganizera na telefonie?
Oczywiście. Zrób zdjęcie faktury – system sam ją doda i przypisze do Twoich dokumentów.
Jak księgowy dostaje moje dokumenty?
Dzięki funkcji e-Segregatora – uporządkowane zestawienie dokumentów, które może od razu zaksięgować.
A co z bezpieczeństwem danych?
Dokumenty są przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa, szyfrowane i zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
Dlaczego warto uporządkować obieg dokumentów z mOrganizerem finansów?
Nie musisz już martwić się o zagubione faktury, przegapione terminy czy nieczytelne skany. mOrganizer Finansów automatyzuje, porządkuje i usprawnia współpracę, tak abyś mógł skupić się na rozwoju firmy, a nie na papierologii.
Jeśli Twoje biuro rachunkowe wciąż działa „po staremu”, pora przejść na cyfrowy, uporządkowany i bezpieczny model współpracy.
mOrganizer Finansów zmienia codzienność w firmie – realnie.
To nie jest kolejna „chmura z folderami”. To narzędzie, które porządkuje cały proces, przyspiesza pracę i buduje lepszą relację z biurem rachunkowym.
Jeśli masz dość bałaganu z dokumentami, sprawdź, jak działa mOrganizer finansów. Może się okazać, że to dokładnie to, czego potrzebujesz – na co dzień.