Klient nie zapłacił faktury w terminie? Przy jednej zaległości łatwo o niej pamiętać. Jednak już przy kilkunastu fakturach ręczne sprawdzanie terminów, wysyłanie e-maili i planowanie kolejnych telefonów szybko staje się dodatkowym obowiązkiem.
Dlatego automatyczne przypomnienia o płatnościach i dobrze ustawiony monitoring płatności mogą znacząco ułatwić codzienną pracę. Wśród funkcji mOrganizera finansów znajdziesz narzędzia, które pomagają uporządkować ten proces.
Dzięki temu wiadomo, z kim, kiedy i w jaki sposób należy się skontaktować, a monitoring należności nie zależy wyłącznie od pamięci właściciela firmy lub pracownika.
Jak monitorować płatności klientów w mOrganizerze?
Najważniejsza zasada jest prosta: określasz, co powinno wydarzyć się po upływie konkretnej liczby dni od terminu płatności.
W mOrganizerze możesz utworzyć własny proces monitoringu płatności dla klientów zalegających z płatnościami. W tym celu przejdź do:
Ustawienia → Procesy monitoringu → Dodaj proces.
Następnie określ liczbę dni i wybierz akcję, która ma zostać wykonana. Może to być m.in.:
- wysłanie monitu,
- wysłanie wezwania do zapłaty,
- telefon do klienta.
Możesz też przygotować standardową treść wiadomości, dzięki czemu przy każdej kolejnej zaległości nie trzeba pisać jej od początku.
W procesie monitoringu możesz ustalić, po ilu dniach ma zostać wykonane konkretne działanie wobec klienta.
Automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach – przykład
Załóżmy, że faktura miała zostać opłacona 10 sierpnia, ale przelew nie wpłynął.
Firma może ustalić własny schemat działania, np.:
3 dni po terminie – wyślij monit,
7 dni po terminie – wyślij wezwanie do zapłaty,
14 dni po terminie – skontaktuj się z klientem telefonicznie.
To tylko przykład – liczbę dni i kolejne działania możesz dopasować do własnej polityki płatności.
Tak ustawione automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach pomagają zachować regularność kontaktu z klientami. Nie trzeba prowadzić dodatkowego arkusza ani ustawiać osobnych przypomnień w kalendarzu. mOrganizer tworzy zadania wynikające z zaplanowanego procesu monitoringu.
Jak przypomnieć klientowi o niezapłaconej fakturze?
Jeżeli klient nie zapłaci w terminie, mOrganizer może automatycznie wygenerować zadanie „Wyślij monit/wezwanie do zapłaty”.
Po wejściu w zadanie możesz przejść do konkretnej faktury i wykonać zaplanowaną czynność. System pozwala wysłać kontrahentowi wiadomość dotyczącą zaległej należności.
Nie trzeba przy tym za każdym razem przygotowywać całego e-maila od zera. Treść wiadomości wykorzystywanej przy windykacji można wcześniej ustawić dla kontrahenta.
W praktyce oznacza to, że przypomnienie o płatności może być elementem wcześniej zaplanowanego procesu, a nie działaniem wykonywanym dopiero wtedy, gdy ktoś zauważy opóźnienie.
Po wystąpieniu opóźnienia mOrganizer może utworzyć zadanie przypominające o konieczności kontaktu z klientem.
Warto pamiętać o jednym: system pilnuje terminu i generuje odpowiednie zadania, natomiast zaplanowane zadanie trzeba następnie wykonać. Po wykonaniu czynności mOrganizer je zamyka.
Sprawdź, jak wysłać monit lub wezwanie do zapłaty bezpośrednio z mOrganizera finansów.
Co jeśli klient w międzyczasie zapłaci?
Skuteczny monitoring należności powinien uwzględniać nie tylko zaległości, ale też wpłaty, które już pojawiły się na koncie.
W mOrganizerze finansów rozliczenia bankowe można łączyć z dokumentami, dzięki czemu łatwiej ustalić, które należności zostały już opłacone.
System uwzględnia również uregulowanie należności przy obsłudze zadań z monitoringu. Pozwala to ograniczyć ryzyko sytuacji, w której pracownik kontaktuje się z klientem w sprawie faktury, mimo że przelew został już wykonany.
Gdzie sprawdzać zaległości?
Nie trzeba otwierać każdej faktury osobno.
mOrganizer udostępnia zestawienia pomagające kontrolować należności. W podsumowaniu można sprawdzić m.in. listę największych dłużników, uporządkowaną według wartości należności.
Z kolei Centrum Zadań w mOrganizerze pokazuje czynności, którymi trzeba się zająć. Działa jak firmowy terminarz i wspiera bieżący monitoring płatności.
Mniej ręcznego pilnowania, bardziej uporządkowany proces
Największą korzyścią nie jest samo wysłanie kolejnego e-maila. Chodzi o to, żeby kontakt z klientami nie zależał od pamięci właściciela firmy lub pracownika.
Zamiast co kilka dni przeglądać faktury i zastanawiać się, do kogo trzeba napisać, możesz wcześniej ustalić zasady:
kiedy reagujemy → w jaki sposób → jaki jest następny krok.
mOrganizer pomaga później realizować ten proces: kontrolować niezapłacone faktury, generować odpowiednie zadania i wysyłać monity lub wezwania do zapłaty.
Jeśli więc zastanawiasz się, jak monitorować płatności klientów albo jak przypomnieć klientowi o niezapłaconej fakturze, warto zacząć od uporządkowania całej ścieżki działania. Dobrze ustawione automatyczne przypomnienia o płatnościach pozwalają ograniczyć ręczne pilnowanie terminów i szybciej reagować na zaległości.
Chcesz uporządkować monitorowanie płatności? Sprawdź możliwości mOrganizera finansów i ustaw własny proces kontaktu z klientami.
Najczęściej zadawane pytania o monitoring płatności
Na czym polega monitoring płatności w mOrganizerze finansów?
Monitoring płatności pomaga kontrolować niezapłacone faktury i planować kontakt z klientami. W mOrganizerze możesz ustalić, jakie działanie należy podjąć po określonej liczbie dni od terminu płatności.
Jak ustawić proces monitoringu należności?
Przejdź do sekcji Ustawienia → Procesy monitoringu → Dodaj proces. Następnie określ liczbę dni od terminu płatności oraz działanie, które ma zostać wykonane wobec klienta.
Jakie działania można zaplanować po przekroczeniu terminu płatności?
W procesie monitoringu możesz zaplanować wysłanie monitu, wysłanie wezwania do zapłaty albo kontakt telefoniczny z klientem. Terminy i kolejność działań dopasujesz do polityki płatności swojej firmy.
Czy mOrganizer automatycznie wysyła przypomnienie o płatności?
mOrganizer pilnuje terminów i automatycznie tworzy zadania wynikające z ustalonego procesu monitoringu. Zaplanowane zadanie, na przykład wysłanie monitu lub wykonanie telefonu, należy następnie zrealizować w systemie.
Czy można przygotować własną treść przypomnienia dla klienta?
Tak. Treść wiadomości wykorzystywanej przy monitoringu należności można wcześniej ustawić dla kontrahenta. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem pisać przypomnienia lub wezwania od początku.
Co się stanie, jeśli klient zapłaci fakturę przed wysłaniem przypomnienia?
Rozliczenia bankowe można łączyć z dokumentami w mOrganizerze finansów. System uwzględnia opłacenie należności podczas obsługi zadań, co pomaga uniknąć kontaktu z klientem w sprawie faktury, która została już uregulowana.
Gdzie można sprawdzić niezapłacone faktury i największych dłużników?
mOrganizer udostępnia zestawienia należności, w tym listę największych dłużników uporządkowaną według wartości zaległości. Bieżące działania do wykonania są natomiast widoczne w Centrum Zadań.
Czy do monitorowania płatności potrzebny jest dodatkowy arkusz?
Nie. Proces monitoringu, terminy oraz zadania można uporządkować w mOrganizerze finansów. Ogranicza to potrzebę prowadzenia osobnego arkusza lub ustawiania dodatkowych przypomnień w kalendarzu.
Czy można ustawić różne etapy kontaktu z klientem?
Tak. Możesz przykładowo zaplanować monit trzy dni po terminie, wezwanie do zapłaty po siedmiu dniach, a kontakt telefoniczny po czternastu dniach. Liczbę dni i kolejne działania ustalasz samodzielnie.