Są w firmie zadania, które trzeba wykonywać regularnie, choć za każdym razem wyglądają niemal identycznie. Jednym z nich jest wystawianie faktur stałym klientom. Jeśli co miesiąc rozliczasz abonament, stałą obsługę, najem lub inną powtarzalną usługę, ręczne tworzenie kolejnego dokumentu nie musi być stałym punktem w kalendarzu. Faktury cykliczne w mOrganizerze finansów pozwalają zautomatyzować ten proces.
Faktury cykliczne – co to właściwie oznacza?
Faktura cykliczna to rozwiązanie przydatne wtedy, gdy regularnie wystawiasz podobne dokumenty sprzedażowe. Zamiast pamiętać o przygotowaniu kolejnej faktury, możesz zdefiniować cykl na podstawie dokumentu pierwotnego.
mOrganizer finansów automatycznie tworzy kolejne faktury z aktualnymi datami. W przypadku dokumentów walutowych system uwzględnia również właściwy kurs waluty z dnia wystawienia.
W praktyce automatyczne wystawianie faktur oznacza mniej ręcznej, powtarzalnej pracy i mniejsze ryzyko, że w natłoku innych obowiązków zapomnisz o utworzeniu dokumentu.
Ustawiasz raz, a kolejne faktury powstają automatycznie
Uruchomienie faktury cyklicznej jest proste. W mOrganizerze finansów wystarczy przejść do sekcji Przychody/Dokumenty sprzedażowe, wybrać odpowiednią fakturę i skorzystać z opcji Cykliczna. Następnie określasz parametry cyklu i zapisujesz ustawienia.
Zdefiniowane w ten sposób faktury są generowane automatycznie. System tworzy je o godz. 2:00, przy czym pierwsza faktura wynikająca z nowo zdefiniowanego cyklu może zostać wystawiona najwcześniej następnego dnia po jego utworzeniu.
Co ważne, automatyzacja fakturowania nie oznacza utraty kontroli. Parametry faktury cyklicznej można później edytować, a sam cykl w razie potrzeby zawiesić, ponownie uruchomić albo usunąć.
Automatyczne wystawienie to nie wszystko
Przy powtarzalnej sprzedaży samo przygotowanie dokumentu jest tylko jednym z etapów. Fakturę trzeba jeszcze dostarczyć klientowi.
Tutaj również część pracy może przejąć mOrganizer finansów. W ustawieniach faktury cyklicznej można włączyć automatyczne wysyłanie PDF e-mailem do odbiorcy, a także wysyłkę kopii do wystawcy.
System umożliwia również automatyczną wysyłkę faktur cyklicznych do wielu kontrahentów po wcześniejszym odpowiednim skonfigurowaniu faktury bazowej.
Dzięki temu proces może przebiegać bez każdorazowego tworzenia dokumentu, zapisywania PDF i ręcznego przygotowywania wiadomości e-mail.
Kiedy faktury cykliczne przydają się najbardziej?
Automatyzacja fakturowania ma szczególny sens w firmach, w których ten sam model rozliczenia regularnie się powtarza. Może dotyczyć między innymi:
- stałej miesięcznej obsługi klienta,
- usług abonamentowych,
- najmu,
- opieki serwisowej i technicznej,
- regularnych usług marketingowych lub IT,
- innych powtarzalnych rozliczeń B2B.
Im więcej takich klientów, tym większa liczba drobnych czynności, które trzeba wykonywać każdego miesiąca. Automatyczne wystawianie faktur pozwala ograniczyć tę rutynę.
O czym pamiętać przy ustawianiu faktury cyklicznej?
Przed uruchomieniem automatyzacji warto zwrócić uwagę na zasady działania funkcji. Jeżeli jako datę wystawienia ustawisz 31. dzień miesiąca, mOrganizer wystawi dokument w ostatnim dniu danego miesiąca – niezależnie od tego, czy wypada on 28., 29., 30. czy 31. dnia. Data sprzedaży będzie przy tym taka sama jak data wystawienia.
Dla jednego dokumentu pierwotnego można zdefiniować jedną fakturę cykliczną. Trzeba również pamiętać o prawidłowej sekwencji numeracji dokumentu pierwotnego.
Przed uruchomieniem pierwszego cyklu warto sprawdzić szczegółową instrukcję konfiguracji w bazie wiedzy mOrganizera.
System może pracować za Ciebie
Automatyczne wystawiania faktur w małej firmie nie musi zaczynać się od skomplikowanych procesów. Czasem największą różnicę robi usunięcie z kalendarza prostych czynności, które powtarzają się kilkanaście lub kilkadziesiąt razy w miesiącu.
Faktury cykliczne w mOrganizerze finansów są właśnie takim rozwiązaniem. Raz konfigurujesz sposób rozliczenia, a system może później automatycznie tworzyć kolejne dokumenty i wysyłać je do klientów. Ty zachowujesz możliwość edycji, zawieszenia lub zakończenia cyklu.
Bo jeśli sprzedaż się powtarza, praca związana z jej fakturowaniem wcale nie musi powtarzać się razem z nią. A już wkrótce będzie jeszcze prościej – mOrganizer finansów automatycznie wyśle fakturę cykliczną również do KSeF.
Najczęściej zadawane pytania o faktury cykliczne
Co to jest faktura cykliczna?
Faktura cykliczna to dokument sprzedażowy generowany automatycznie w ustalonych odstępach czasu. Rozwiązanie sprawdza się przy regularnych rozliczeniach, takich jak abonamenty, najem, stała obsługa czy usługi serwisowe.
Jak ustawić fakturę cykliczną w mOrganizerze finansów?
Przejdź do sekcji Przychody/Dokumenty sprzedażowe, wybierz fakturę bazową, a następnie opcję Cykliczna. Uzupełnij parametry cyklu i zapisz ustawienia. Szczegółowy proces opisuje instrukcja konfiguracji faktur cyklicznych.
Kiedy mOrganizer wystawi pierwszą fakturę cykliczną?
Pierwsza faktura może zostać wygenerowana najwcześniej następnego dnia po utworzeniu cyklu. Faktury cykliczne w mOrganizerze finansów są generowane automatycznie o godzinie 2:00.
Czy faktura cykliczna może zostać automatycznie wysłana klientowi?
Tak. W ustawieniach cyklu możesz włączyć automatyczną wysyłkę faktury w formacie PDF na adres e-mail odbiorcy. Możliwe jest również przesłanie kopii dokumentu do wystawcy.
Czy faktury cykliczne można wysyłać do kilku kontrahentów?
Tak. mOrganizer finansów umożliwia automatyczną wysyłkę faktury cyklicznej do wielu kontrahentów. Wymaga to wcześniejszego skonfigurowania adresów odbiorców na fakturze bazowej.
Czy można zmienić lub zatrzymać fakturę cykliczną?
Tak. Parametry faktury cyklicznej można edytować. Cykl można również zawiesić, ponownie uruchomić albo całkowicie usunąć, dzięki czemu zachowujesz kontrolę nad automatycznym fakturowaniem.
Co się stanie, jeśli ustawię wystawianie faktury na 31. dzień miesiąca?
Jeżeli dany miesiąc ma mniej niż 31 dni, mOrganizer wystawi fakturę w jego ostatnim dniu. Może to być 28., 29. lub 30. dzień miesiąca. Data sprzedaży będzie wtedy taka sama jak data wystawienia.
Czy faktury cykliczne mogą być wystawiane w walucie obcej?
Tak. Przy automatycznym tworzeniu dokumentu walutowego mOrganizer finansów uwzględnia właściwy kurs waluty obowiązujący dla dnia wystawienia faktury.
Czy dla jednej faktury można utworzyć kilka cykli?
Nie. Dla jednego dokumentu pierwotnego można zdefiniować tylko jedną fakturę cykliczną. Jeśli potrzebujesz innego harmonogramu lub innych parametrów, konieczne będzie wykorzystanie kolejnej faktury bazowej.