Gdy z mOrganizera finansów korzysta więcej niż jedna osoba, nie każdy użytkownik musi mieć dostęp do tych samych danych i funkcji. Innych narzędzi potrzebuje osoba wystawiająca faktury, innych pracownik zajmujący się należnościami, a jeszcze innych właściciel firmy czy osoba odpowiedzialna za finanse.
W mOrganizerze możesz przypisać użytkownikom różne role i w ten sposób dopasować zakres dostępu do wykonywanych zadań. Dzięki temu pracownicy widzą przede wszystkim te elementy systemu, których potrzebują w codziennej pracy.
Po co ustawiać różne role użytkowników?
W małej firmie często jedna osoba zajmuje się wieloma zadaniami. Wraz z rozwojem biznesu obowiązki zaczynają się jednak dzielić. Ktoś wystawia faktury, ktoś inny pilnuje płatności, a właściciel lub osoba zarządzająca potrzebuje szerszego spojrzenia na finanse.
Nie zawsze oznacza to, że każda z tych osób powinna mieć taki sam dostęp do systemu.
Role użytkowników pozwalają uporządkować pracę zespołu i przypisać dostęp zgodnie z zakresem obowiązków. Zamiast udostępniać wszystkim pełne możliwości mOrganizera, można wybrać rolę odpowiadającą temu, czym dana osoba faktycznie się zajmuje.
Kto tylko wystawia faktury?
Jeżeli pracownik odpowiada przede wszystkim za sprzedaż i wystawianie dokumentów, może otrzymać rolę Fakturzystka.
Taki użytkownik ma dostęp do zakładek Start oraz Fakturowanie. Dzięki temu może zajmować się fakturami, bez dostępu do pozostałych obszarów systemu.
Dostępna jest również rola Fakturzystka+. Pozwala ona dodatkowo na podgląd faktur wystawionych przez innych użytkowników. Osoba z tą rolą nie może natomiast korzystać z opcji „Oznacz jako zapłacone”.
To rozwiązanie może przydać się np. wtedy, gdy kilka osób pracuje przy sprzedaży, ale nie każda z nich powinna zarządzać pozostałymi obszarami finansów firmy.
Kto pilnuje należności?
Jeśli zadaniem pracownika jest przede wszystkim kontrolowanie, czy kontrahenci płacą faktury w terminie, można przypisać mu rolę Windykator.
Dostęp tej osoby obejmuje m.in. Monitoring płatności, Asystenta finansowego oraz ekran Start. Rola została przygotowana z myślą o osobach zajmujących się kontrolą i odzyskiwaniem należności.
W praktyce pozwala to rozdzielić obowiązki. Osoba odpowiedzialna za zaległe płatności może pracować na potrzebnych jej danych, bez konieczności korzystania z całego systemu.
A jeśli pracownik potrzebuje szerszego dostępu?
Nie wszystkie stanowiska można ograniczyć do jednego zadania.
Rola Pracownik daje dostęp m.in. do Fakturowania, eSegregatora, Moich kosztów, Budżetu, Obiegu oraz ekranu Start. Jest przeznaczona dla osób, które korzystają z kilku podstawowych funkcji systemu podczas codziennej pracy.
Jeszcze szersze możliwości ma Menadżer. Oprócz wymienionych obszarów może korzystać również z Monitoringu płatności. Dzięki temu osoba zarządzająca zespołem lub częścią firmy może mieć szerszy wgląd w bieżące procesy finansowe.
W mOrganizerze dostępna jest także rola Recepcja, obejmująca m.in. Fakturowanie, eSegregator, Moje koszty, Budżet oraz Obieg dokumentów.
Kto powinien mieć pełny dostęp?
Najszersze uprawnienia mają role Admin, Księgowa oraz CFO.
Admin posiada pełny dostęp do funkcjonalności, ustawień i danych w systemie. Z tego względu rola ta powinna być przypisywana osobom odpowiedzialnym za całościowe zarządzanie mOrganizerem.
Pełny zakres funkcji mają również Księgowa oraz CFO. W ich przypadku dostęp pozwala m.in. na zarządzanie finansami, płatnościami, fakturowaniem i budżetem.
Warto kierować się prostą zasadą: zakres dostępu powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom danej osoby. Jeśli pracownik zajmuje się wyłącznie wystawianiem faktur, nie potrzebuje takich samych możliwości jak osoba zarządzająca finansami całej firmy.
Jedna firma, różne zadania
Role użytkowników są szczególnie przydatne wtedy, gdy z jednego mOrganizera korzysta kilka osób.
Przykładowo:
- właściciel firmy może zachować pełny dostęp jako Admin,
- pracownik sprzedaży może otrzymać rolę Fakturzystka,
- osoba pilnująca należności – rolę Windykator,
- menadżer – dostęp do szerszego zestawu danych i funkcji,
- osoba odpowiedzialna za finanse – rolę CFO.
Dzięki temu każdy może korzystać z narzędzi potrzebnych na swoim stanowisku, a organizacja pracy w systemie pozostaje czytelna.
Jak przypisać rolę użytkownikowi?
Zrobisz to w kilku krokach. W mOrganizerze przejdź do Ustawienia → Zarządzanie użytkownikami.
Następnie wybierz Dodaj użytkownika. Uzupełnij dane pracownika i wybierz odpowiednie stanowisko, czyli rolę, która określi jego zakres dostępu. Na koniec zapisz zmiany.
Po dodaniu użytkownika pracownik otrzyma e-mail z linkiem aktywacyjnym. Gdy zaloguje się do mOrganizera, zobaczy tylko te zakładki i funkcje, które są dostępne dla przypisanej mu roli.
Jeśli chcesz zobaczyć cały proces krok po kroku, sprawdź instrukcję Zarządzanie Użytkownikami.
Co zrobić, gdy pracownik przestaje korzystać z systemu?
Warto pamiętać również o zarządzaniu dostępem po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy.
Wprowadzonego użytkownika nie można usunąć z mOrganizera, ale można zablokować jego dostęp do systemu.
To ważna czynność organizacyjna, szczególnie gdy zmienia się skład zespołu albo zakres odpowiedzialności poszczególnych osób.
Dopasuj mOrganizer do sposobu pracy swojego zespołu
mOrganizer finansów nie musi być narzędziem używanym wyłącznie przez właściciela firmy. Dzięki rolom może wspierać również pracowników zajmujących się sprzedażą, dokumentami, należnościami czy zarządzaniem finansami.
Odpowiednie ustawienie dostępów pozwala podzielić zadania i sprawić, że każda osoba pracuje przede wszystkim na tych danych i funkcjach, których rzeczywiście potrzebuje.
Sprawdź role użytkowników w mOrganizerze i dopasuj dostęp do obowiązków swojego zespołu.