Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze księgowości ostatnich lat. Dotyka ona nie tylko sposobu wystawiania faktur, ale także codziennej organizacji pracy firm i zasad współpracy z księgową. Komunikacja z biurem rachunkowym po KSeF przestaje polegać na przekazywaniu dokumentów, a coraz częściej opiera się na bieżących ustaleniach, kontekście biznesowym i odpowiedzialności za dane.
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie dziś pytania: kto za co odpowiada po wdrożeniu KSeF? Jak zmienia się rola biura rachunkowego? I jak uporządkować KSeF i obieg faktur w firmie, aby nowe obowiązki nie spowodowały chaosu organizacyjnego?
Komunikacja z biurem rachunkowym po KSeF – co się zmienia
Do tej pory współpraca z księgowością często miała charakter cykliczny. Faktury były przekazywane e-mailem lub w wersji papierowej, zazwyczaj pod koniec miesiąca. KSeF wprowadza zupełnie inny model. Dokumenty trafiają do systemu centralnego automatycznie, a biuro rachunkowe ma do nich dostęp na bieżąco.
To jednak nie oznacza, że komunikacja przestaje być potrzebna. Wręcz przeciwnie. Zmniejsza się liczba przesyłanych dokumentów, ale rośnie znaczenie uzgadniania informacji: przeznaczenia kosztów, terminów, wyjątków czy decyzji podatkowych. Dlatego komunikacja z biurem rachunkowym po KSeF musi być bardziej uporządkowana i systematyczna.
Pierwszy krok: uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego
Jednym z pierwszych działań, które należy wykonać po uruchomieniu KSeF, jest nadanie odpowiednich uprawnień. Aby księgowa mogła pobierać faktury i pracować na dokumentach firmy, podatnik musi wskazać biuro rachunkowe lub konkretną osobę jako podmiot uprawniony do korzystania z systemu.
Warto zadbać o to już na początku, ponieważ brak dostępu:
- opóźnia księgowanie dokumentów,
- utrudnia bieżące rozliczenia,
- generuje niepotrzebną komunikację awaryjną.
Równie ważne jest określenie zakresu uprawnień – tak, aby biuro rachunkowe mogło realizować swoje obowiązki, ale bez ryzyka nieautoryzowanych działań.
KSeF a obieg faktur w firmie – nowy model współpracy
KSeF wprowadza cyfrowy standard, w którym faktury nie krążą już między skrzynkami e-mail ani segregatorami. To oznacza, że obieg faktur w firmie po KSeF musi zostać zaplanowany od nowa.
Choć dokumenty trafiają do systemu automatycznie, nadal wymagają:
- przypisania do właściwych kosztów,
- określenia celu zakupu,
- wskazania projektu lub działu,
- potwierdzenia związku z działalnością gospodarczą.
W praktyce oznacza to, że priorytetem staje się nie samo posiadanie faktury, ale kontekst, który pozwala księgowej ją prawidłowo zaksięgować.
Obsługa faktur kosztowych w KSeF – najczęstsze wyzwania
Faktury kosztowe to obszar, w którym zmiany są szczególnie odczuwalne. Choć dokumenty zakupowe pojawiają się w KSeF automatycznie, biuro rachunkowe często nie ma informacji, czego dany wydatek dotyczy.
W efekcie konieczne jest:
- doprecyzowanie charakteru kosztu,
- wskazanie okresu rozliczeniowego,
- potwierdzenie, czy wydatek dotyczy działalności firmy.
Dlatego KSeF obieg faktur w firmie wymaga nowego podejścia – opartego na bieżącej wymianie informacji, a nie jednorazowym przekazaniu dokumentów.
System komentarzy i bieżąca komunikacja z księgową
Dużym wsparciem w nowym modelu współpracy są systemy umożliwiające komentowanie i opisywanie dokumentów. Dzięki nim przedsiębiorca może szybko dodać informację o celu zakupu, numerze projektu czy dodatkowych ustaleniach – bez wysyłania osobnych wiadomości.
Takie rozwiązania, jak system do zarządzania finansami i fakturami, pozwalają opisywać dokumenty, dodawać komentarze i przekazywać księgowej kontekst niezbędny do prawidłowego rozliczenia kosztów.
To szczególnie ważne w środowisku KSeF, gdzie dostęp do faktur jest natychmiastowy, ale kontekst nadal musi zostać dostarczony przez firmę.
Nowe terminy i organizacja pracy po KSeF
Po wdrożeniu KSeF zmienia się również rytm współpracy w trakcie miesiąca. Biuro rachunkowe ma dostęp do dokumentów na bieżąco, co teoretycznie pozwala szybciej księgować faktury. W praktyce jednak wymaga to ustalenia jasnych terminów.
Warto określić:
- do kiedy można zgłaszać dodatkowe informacje,
- kiedy zapadają decyzje dotyczące wyjątków,
- kiedy miesiąc jest „zamykany” księgowo.
Bez takiego harmonogramu łatwo o sytuację, w której faktury są w systemie, ale rozliczenie się opóźnia z powodu braku komunikacji we właściwym momencie.
Biuro rachunkowe a KSeF – obowiązki klienta
Choć KSeF automatyzuje wiele procesów, odpowiedzialność za dane nadal spoczywa na podatniku. Biuro rachunkowe może wspierać, ale nie przejmie obowiązku organizacji wewnętrznych procesów firmy.
Dlatego przedsiębiorca powinien:
- nauczyć się korzystać z dostępnych narzędzi,
- uporządkować obieg informacji,
- jasno określić zasady współpracy z księgową.
Im szybciej firma dostosuje się do nowych realiów, tym sprawniej będzie przebiegać komunikacja z biurem rachunkowym po KSeF, a sama księgowość przestanie być wąskim gardłem w codziennej pracy.
FAQ – KSeF a współpraca z biurem rachunkowym
- Jak zmienia się komunikacja z biurem rachunkowym po KSeF?
Komunikacja z biurem rachunkowym po KSeF przestaje polegać na przekazywaniu faktur, a coraz bardziej na przekazywaniu informacji i kontekstu. Faktury są dostępne w systemie centralnym, natomiast przedsiębiorca musi na bieżąco uzupełniać dane potrzebne do prawidłowego zaksięgowania dokumentów. - Czy po KSeF nadal trzeba wysyłać faktury do księgowej?
Nie, po wdrożeniu KSeF nie ma potrzeby wysyłania faktur e-mailem ani w formie papierowej. Biuro rachunkowe ma do nich dostęp bezpośrednio w systemie. Nadal jednak konieczne jest przekazywanie informacji o celu wydatku, projektach lub wyjątkach podatkowych. - Biuro rachunkowe a KSeF – kto odpowiada za poprawność danych?
Odpowiedzialność za poprawność danych w KSeF spoczywa na podatniku. Biuro rachunkowe księguje dokumenty i przygotowuje rozliczenia, ale nie przejmuje odpowiedzialności za błędne informacje dotyczące charakteru kosztu czy decyzji biznesowych przedsiębiorcy. - Jak uporządkować obieg faktur w firmie po KSeF?
KSeF i obieg faktur w firmie wymagają ustalenia nowych zasad. Kluczowe jest wprowadzenie systemu opisywania dokumentów, jasnego harmonogramu przekazywania informacji oraz określenia, do kiedy księgowa zamyka dany okres rozliczeniowy. Sam dostęp do faktur nie wystarczy. - Czy księgowa potrzebuje uprawnień w KSeF?
Tak, aby biuro rachunkowe mogło pobierać i księgować faktury, przedsiębiorca musi nadać mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Bez tego księgowa nie będzie miała dostępu do dokumentów, co może prowadzić do opóźnień w rozliczeniach podatkowych. - Jakie są najczęstsze problemy z fakturami kosztowymi w KSeF?
Najczęstszym problemem jest brak informacji, czego dotyczy dany wydatek. Choć faktura kosztowa pojawia się w KSeF automatycznie, biuro rachunkowe często nie zna jej kontekstu. Dlatego konieczne jest bieżące uzupełnianie opisów i wyjaśnień przez przedsiębiorcę. - Czy KSeF oznacza mniej pracy dla przedsiębiorcy?
KSeF automatyzuje obieg dokumentów, ale nie eliminuje obowiązków przedsiębiorcy. Zmienia się ich charakter – zamiast przekazywania faktur rośnie znaczenie organizacji procesów, terminowej komunikacji i korzystania z narzędzi wspierających współpracę z księgowością.