Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w fakturowaniu w Polsce. Już wkrótce firmy będą zobowiązane do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej poprzez rządową platformę. Nic więc dziwnego, że rośnie zainteresowanie tym, jakie wyłączenia z obowiązku KSeF istnieją oraz kto nie musi korzystać z KSeF. W artykule omawiamy obowiązki związane z KSeF, wyjątki oraz wyjaśniamy, kogo dotyczy reforma i w jakim terminie należy się do niej przygotować.
Harmonogram wdrożenia KSeF – kogo obejmie obowiązek KSeF 2026?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami. Termin wdrożenia zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz wartości sprzedaży.
Od 1 lutego 2026 r. – duże firmy
Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. To największe podmioty jako pierwsze przejdą na pełne fakturowanie w systemie.
Co istotne, od 1 lutego 2026 r. pozostali przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie faktur z KSeF, jeśli ich kontrahent należy do tej grupy.
Od 1 kwietnia 2026 r. – większość przedsiębiorców
Od tego momentu obowiązek korzystania z KSeF obejmie pozostałe firmy, które nie spełniają kryterium 200 mln zł sprzedaży. KSeF stanie się standardem w relacjach biznesowych.
Od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy
Najmniejsze podmioty, których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 tys. zł, zostaną objęte obowiązkiem w ostatnim etapie.
W praktyce oznacza to, że pytanie „kto nie musi korzystać z KSeF” dotyczy głównie terminu wdrożenia, a nie trwałego zwolnienia z systemu. Prędzej, czy później każdy przedsiębiorca wystawiający faktury będzie musiał dostosować się do nowych zasad.
Wyłączenia z obowiązku KSeF – jakie sytuacje przewidują przepisy?
Choć system KSeF obejmie zdecydowaną większość polskich firm, ustawodawca przewidział określone przypadki, w których faktury nie muszą być wystawiane w systemie. W praktyce po wdrożeniu KSeF wyjątki będą dotyczyć nie całych branż, lecz konkretnych rodzajów dokumentów i transakcji. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć jak się przygotować do KSeF, kto nie musi korzystać z KSeF oraz jakie faktury mogą zostać wyłączone z obowiązku w ramach reformy i jak rozpoznać te sytuacje w codziennej działalności.
Jakie dokumenty są wyłączone z obowiązku KSeF
Przepisy przewidują konkretne wyłączenia z obowiązku KSeF, które dotyczą określonych dokumentów, mimo że pełnią one funkcję faktury. W praktyce KSeF wyjątki obejmują między innymi:
- bilety spełniające rolę faktury, np. kolejowe lub lotnicze, które zawierają wymagane dane identyfikacyjne,
- faktury uproszczone oraz faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych, które pozostają objęte okresem przejściowym i mogą funkcjonować poza systemem,
- faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, jeśli firma nie posiada siedziby w Polsce, a miejscem świadczenia usługi nie jest terytorium kraju,
- dokumenty rozliczane w ramach procedur szczególnych OSS i IOSS, które podlegają odrębnym zasadom i nie wymagają przesyłania do systemu.
Warto pamiętać, że pytanie kto nie musi korzystać z KSeF dotyczy najczęściej właśnie takich sytuacji przedmiotowych, a nie całych grup przedsiębiorców.
Tryb offline – techniczne wyłączenie z KSeF
Przepisy przewidują również rozwiązanie awaryjne. W przypadku awarii systemu lub braku dostępu do KSeF przedsiębiorca może:
- wystawić fakturę poza systemem (tryb offline),
- a następnie wprowadzić ją do KSeF w późniejszym terminie.
To kolejny przykład, że wyłączenia z obowiązku KSeF mają charakter sytuacyjny, a nie stały.
KSeF a relacje B2B – kto musi korzystać z systemu
Warto również podkreślić, że obowiązkowy KSeF koncentruje się na fakturach wystawianych między przedsiębiorcami, czyli w obrocie B2B. To właśnie w takich transakcjach (fakturowanie B2B) firmy będą korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako podstawowej formy rozliczeń. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi innym firmom muszą przygotować się na pracę w rządowym systemie, nawet jeśli równolegle obsługują także klientów indywidualnych.
Natomiast jeśli działalność opiera się głównie na klientach indywidualnych, firma i tak będzie otrzymywać faktury od dostawców wystawiane w KSeF lub sporadycznie wystawiać dokumenty dla innych przedsiębiorców. Umiejętność obsługi systemu jest więc konieczna, by zapewnić jej prawidłowe funkcjonowanie.
Checklista: czy Twoją firmę obejmują wyłączenia z obowiązku KSeF?
Jeśli zastanawiasz się, kto nie musi korzystać z KSeF, zacznij od sprawdzenia terminów wdrożenia, a następnie przejdź do wyjątków przewidzianych w przepisach.
- Czy Twoja firma wchodzi do KSeF już od 1 lutego 2026 r.?
Tak, jeśli wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczy 200 mln zł. - Czy musisz odbierać faktury od dużych kontrahentów od 1 lutego 2026 r.?
Nawet jeśli nie wystawiasz jeszcze faktur w systemie, musisz być gotowy na ich odbiór przez KSeF. - Czy Twoją firmę obejmie obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.?
Od tego dnia KSeF stanie się standardem dla większości przedsiębiorców. - Czy należysz do najmniejszych podmiotów z okresem przejściowym do 1 stycznia 2027 r.?
Jeśli miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 tys. zł, pełny obowiązek może zacząć się później. - Czy wystawiasz faktury głównie w relacjach B2B?
Jeśli tak, obowiązek KSeF będzie podstawową zasadą, a wyłączenia dotyczą tylko szczególnych dokumentów. - Czy w Twojej działalności pojawiają się dokumenty szczególne, np. bilety pełniące rolę faktury?
Przykład: bilety kolejowe lub lotnicze z wymaganymi danymi. - Czy wystawiasz faktury uproszczone lub korzystasz z kas fiskalnych?
Takie dokumenty mogą funkcjonować poza systemem w ramach okresu przejściowego. - Czy wystawiasz lub otrzymujesz faktury od podmiotów zagranicznych?
Faktury od firm bez siedziby w Polsce mogą nie podlegać obowiązkowi KSeF, jeśli miejsce świadczenia nie znajduje się w kraju. - Czy rozliczasz sprzedaż w procedurach OSS lub IOSS?
Dokumenty objęte tymi procedurami nie wymagają przesyłania do KSeF. - Czy masz procedurę działania na wypadek awarii technicznej?
W trybie offline możesz wystawić fakturę poza systemem i wprowadzić ją do KSeF później.
Wyłączenia z obowiązku KSeF nie oznaczają całkowitego zwolnienia z systemu, lecz dotyczą określonych dokumentów, sytuacji technicznych lub okresów przejściowych. Prędzej czy później każdy przedsiębiorca wystawiający faktury będzie musiał przygotować się na KSeF.
Dlatego warto już teraz:
- zrozumieć, kto nie musi korzystać z KSeF i w jakim zakresie,
- uporządkować procesy fakturowania,
- wdrożyć narzędzie, które ułatwi obsługę systemu.
Aby bezpiecznie przejść na nowe zasady fakturowania, warto wdrożyć [program do obsługi KSeF], który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur zgodnie z przepisami, a jednocześnie upraszcza codzienną pracę firmy.