Od 1 lutego użytkownicy mOrganizera finansów mogą w pełni korzystać z obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy oznaczają dla firm konieczność pracy z fakturami ustrukturyzowanymi, ale nie muszą oznaczać większej liczby obowiązków.
W mOrganizerze obsługa KSeF została zaprojektowana tak, aby była maksymalnie zautomatyzowana, intuicyjna i zgodna z codziennymi nawykami użytkowników.
W tym artykule wyjaśniamy:
- jak działa KSeF w mOrganizerze,
- jak wysyłać faktury do KSeF,
- jak pobierać faktury z KSeF,
- gdzie dodać certyfikat,
- gdzie znaleźć dokumenty i statusy,
- oraz jak system wspiera użytkownika w tle.
Czym jest KSeF i dlaczego ma znaczenie dla firm?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system służący do:
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- odbierania faktur od kontrahentów,
- przechowywania dokumentów w centralnym rejestrze,
- nadawania fakturom numerów identyfikacyjnych i UPO.
Dla przedsiębiorców oznacza to większą transparentność, ale też konieczność korzystania z narzędzi, które upraszczają obsługę KSeF. mOrganizer finansów pełni właśnie taką rolę – pośrednika, który automatyzuje procesy.
Jak wysłać fakturę do KSeF w mOrganizerze?
Wysyłka faktur do KSeF w mOrganizerze finansów nie wymaga zmiany sposobu pracy. Opcja „Wyślij do KSeF” jest dostępna w kilku ważnych miejscach systemu.
Dostępne metody wysyłki faktury do KSeF:
- bezpośrednio z poziomu wystawionej faktury,
- po zapisaniu dokumentu (ekran potwierdzenia),
- z pulpitu – poprzez „Szybką fakturę”,
- podczas wysyłki e-maila do kontrahenta (jednoczesna wysyłka do KSeF i klienta).
Po wysłaniu faktury system automatycznie:
- nadaje status dokumentu,
- aktualizuje informacje w tle,
- umożliwia pobranie UPO w formacie PDF.
Dzięki temu użytkownik zawsze wie, na jakim etapie znajduje się faktura w KSeF.
Jak działa odbieranie faktur z KSeF?
mOrganizer umożliwia zarówno automatyczne, jak i manualne pobieranie dokumentów z KSeF.
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF
System codziennie w nocy pobiera:
- faktury sprzedażowe,
- faktury kosztowe,
- dokumenty z ostatnich dwóch dni.
Użytkownik nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności.
Ręczne pobieranie faktur
Jeśli zachodzi potrzeba natychmiastowego dostępu do dokumentów:
- Przejdź do eSegregatora.
- Wybierz opcję „Pobierz z KSeF”.
- Określ zakres dat i typ dokumentów.
- Zleć pobranie jednym kliknięciem.
Po zakończeniu operacji system może wysłać e-mail z podsumowaniem.
Certyfikat KSeF – jak dodać i dlaczego jest wymagany?
Aby korzystać z KSeF, konieczne jest jednorazowe dodanie certyfikatu KSeF (autoryzującego lub offline).
mOrganizer prowadzi użytkownika przez ten proces krok po kroku.
Gdzie można dodać certyfikat?
- w ustawieniach KSeF,
- przy pierwszym logowaniu,
- przy próbie wysyłki lub pobierania faktur.
System:
- przypomina o konieczności dodania certyfikatu,
- weryfikuje jego poprawność,
- informuje o statusie i aktywności.
Dzięki temu ryzyko błędów technicznych jest minimalne.
Automatyzacja KSeF – co mOrganizer robi za użytkownika?
Obsługa KSeF w mOrganizerze obejmuje szereg automatycznych procesów:
- monitorowanie statusów faktur,
- ponawianie wysyłek po awarii KSeF,
- obsługę trybu offline,
- przechowywanie historii wysyłek i pobrań,
- wysyłkę powiadomień e-mail.
To oznacza, że użytkownik nie musi ręcznie sprawdzać systemu ani reagować na chwilowe problemy techniczne.
Gdzie znaleźć faktury i dokumenty KSeF?
Wszystkie dokumenty związane z KSeF są uporządkowane w jednym miejscu:
- eSegregator – dokumenty do pracy i zatwierdzenia,
- Archiwum KSeF – pełna historia,
- Lista faktur – statusy i pliki UPO.
Dzięki temu łatwo zachować porządek i spełnić wymagania kontrolne.
KSeF w mOrganizerze od 1 lutego bez komplikacji
mOrganizer finansów umożliwia pełną obsługę KSeF:
- bez zmiany przyzwyczajeń,
- z minimalnym zaangażowaniem użytkownika,
- zgodnie z przepisami,
- z naciskiem na automatyzację i bezpieczeństwo.
To rozwiązanie dla firm, które chcą skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na obsłudze systemów.