Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób zarządzania dokumentami finansowymi w firmach. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego systemu e-faktur przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procesy księgowe do nowych standardów cyfrowej wymiany dokumentów.
Aplikacja mobilna mOrganizer została rozszerzona o funkcje umożliwiające obsługę faktur w KSeF bezpośrednio z poziomu telefonu. Użytkownicy mogą teraz odbierać faktury, weryfikować dokumenty, zatwierdzać je oraz monitorować status przetwarzania w systemie.
W tym artykule wyjaśniamy:
- jak działa KSeF w aplikacji mobilnej mOrganizer
- jakie funkcje są dostępne dla użytkowników
- jak wygląda obsługa faktur i ich akceptacja w aplikacji
- jakie korzyści daje mobilna obsługa e-faktur
rcom korzystanie z nowych przepisów, system mOrganizer umożliwia obsługę KSeF również w aplikacji mobilnej.
KSeF w aplikacji mobilnej mOrganizer – najważniejsze funkcje
Nowa wersja aplikacji mobilnej mOrganizer umożliwia zarządzanie dokumentami KSeF bez konieczności korzystania z komputera.
Dzięki temu użytkownik może:
- sprawdzić status połączenia z KSeF
- zarządzać certyfikatami systemowymi
- odbierać faktury z KSeF
- wysyłać wystawione faktury bezpośrednio do KSeF z poziomu aplikacji mobilnej
- weryfikować dokumenty
- akceptować lub odrzucać faktury
- monitorować status przetwarzania dokumentów
- przypisywać oznaczenia podatkowe
- filtrować faktury przychodowe oraz koszty na potrzeby pracy z dokumentami w systemie KSeF
- seryjnie dodawać dokumenty PDF (do 10 plików jednocześnie)
Mobilna obsługa e-faktur jest szczególnie przydatna dla:
- właścicieli firm
- menedżerów finansowych
- przedsiębiorców pracujących w terenie
- osób zarządzających dokumentami poza biurem
Ustawienia KSeF w aplikacji mOrganizer
Jedną z kluczowych funkcji jest sekcja Ustawienia KSeF, która pozwala zarządzać integracją z systemem e-faktur.
W tej części aplikacji użytkownik może sprawdzić:
- status połączenia z KSeF
- informacje o certyfikacie
- datę ważności certyfikatu
- ustawienia powiadomień e-mail
Jeżeli certyfikat nie został jeszcze dodany, aplikacja wyświetli odpowiedni komunikat z możliwością przejścia do portalu konfiguracyjnego.
Poprawna konfiguracja certyfikatu jest niezbędna, aby możliwe było:
- wysyłanie faktur do KSeF
- odbieranie dokumentów z systemu
- weryfikowanie statusów faktur
Możliwe jest również monitorowanie błędów związanych z certyfikatem oraz procesem uwierzytelniania w systemie. Aplikacja informuje użytkownika o braku certyfikatu podczas wysyłki faktury do KSeF lub problemach z jego autoryzacją, co pozwala szybko zidentyfikować przyczynę błędu i zapobiec opóźnieniom w obiegu dokumentów.
Inbox dokumentów – zarządzanie fakturami w aplikacji
Integracja z KSeF wprowadziła również zmiany w sposobie zarządzania dokumentami.
Najważniejszym elementem jest Inbox dokumentów, który umożliwia wygodne kontrolowanie obiegu faktur oraz innych dokumentów księgowych.
Inbox został podzielony na kilka sekcji.
Dokumenty do zatwierdzenia
Sekcja Do zatwierdzenia zawiera dokumenty wymagające weryfikacji przez użytkownika.
Dzieli się ona na dwie części:
KSeF
Zawiera faktury pobrane bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur.
Spoza KSeF
Zawiera dokumenty dodane ręcznie, np.:
- zdjęcia faktur
- pliki PDF
- dokumenty przesłane do systemu
Dzięki temu użytkownik może łatwo rozróżnić dokumenty pochodzące z KSeF od pozostałych dokumentów księgowych.
Sekcja księgowanie
Po zatwierdzeniu dokumentu zostaje on przeniesiony do sekcji Księgowanie.
Znajdują się tam dokumenty przygotowywane do dalszego przetwarzania w systemie księgowym.
Do tej sekcji mogą trafić także dokumenty kosztowe dodane bezpośrednio z telefonu, np. zdjęcia faktur wykonane aparatem.
Sekcja zaksięgowane
Po zakończeniu procesu księgowania dokument trafia do sekcji Zaksięgowane.
Użytkownik może w niej sprawdzić:
- historię dokumentów
- które faktury zostały już zaksięgowane
- szczegóły przetwarzania dokumentu
Sekcja inne dokumenty
Sekcja Inne zawiera dokumenty, które nie należą do standardowego obiegu faktur.
Mogą to być między innymi:
- deklaracje podatkowe
- UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
- dokumenty systemowe
Jak zatwierdzić fakturę z KSeF w aplikacji
Aplikacja mobilna mOrganizer umożliwia akceptację faktur KSeF bezpośrednio z telefonu.
Proces zatwierdzania dokumentu wygląda następująco:
- Otwórz Inbox dokumentów.
- Przejdź do zakładki Do zatwierdzenia.
- Wybierz sekcję KSeF.
- Otwórz szczegóły faktury.
- Sprawdź dane dokumentu.
- Wybierz jedną z opcji:
Akceptuj – dokument zostanie przekazany do księgowania.
Odrzuć – dokument zostanie odrzucony.
Aplikacja umożliwia również powiększenie podglądu faktury, co ułatwia dokładną weryfikację danych.
Statusy faktur KSeF w aplikacji mobilnej
W aplikacji można monitorować status przetwarzania faktur w systemie KSeF.
Najważniejsze statusy to:
- Niewysłano do KSeF – dokument nie został jeszcze wysłany
- Wysłano – oczekuje w KSeF – faktura jest przetwarzana
- Przyjęto przez KSeF – dokument otrzymał numer KSeF
- Potwierdzono w KSeF (UPO) – dokument został poprawnie przetworzony
- Odrzucono z KSeF – system odrzucił fakturę
- Pobrano z KSeF – faktura została pobrana do aplikacji
Dzięki temu użytkownik może na bieżąco kontrolować proces obsługi dokumentów.
Oznaczenia GTU i typy transakcji w aplikacji
Aplikacja mobilna mOrganizer umożliwia również przypisywanie oznaczeń podatkowych do faktur.
Podczas wystawiania dokumentu można dodać:
- kody GTU
- typ transakcji
Opcja ta dostępna jest w kroku 4 procesu wystawiania faktury.
Po zapisaniu dokumentu oznaczenia można sprawdzić w szczegółach faktury w sekcji linii dokumentu.
Korzyści z obsługi KSeF w aplikacji mobilnej
Integracja aplikacji mobilnej mOrganizer z systemem KSeF znacząco usprawnia zarządzanie dokumentami finansowymi.
Najważniejsze korzyści to:
Szybsza obsługa faktur
Dokumenty można weryfikować i zatwierdzać bezpośrednio z telefonu.
Lepsza kontrola nad dokumentami
Statusy faktur pozwalają monitorować ich przetwarzanie.
Mobilny dostęp do finansów firmy
Dokumenty są dostępne z dowolnego miejsca.
Usprawniony obieg dokumentów
Inbox dokumentów pozwala wygodnie zarządzać fakturami.
Automatyzacja księgowości
Integracja z KSeF ogranicza ręczne przetwarzanie dokumentów.
Większa automatyzacja pracy z dokumentami
Nowe funkcje, takie jak seryjne dodawanie dokumentów PDF, filtrowanie faktur czy możliwość wysyłki dokumentów bezpośrednio do KSeF z telefonu, znacząco skracają czas obsługi dokumentów w firmie.
Mobilna obsługa KSeF – najważniejsze informacje
Obsługa KSeF w aplikacji mobilnej mOrganizer znacząco rozszerza możliwości zarządzania dokumentami finansowymi w firmie.
Dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur użytkownicy mogą:
- odbierać faktury z KSeF
- zatwierdzać dokumenty w aplikacji
- monitorować statusy faktur
- zarządzać certyfikatami
- przypisywać oznaczenia podatkowe
W rezultacie aplikacja mobilna mOrganizer staje się kompleksowym narzędziem wspierającym cyfrowe zarządzanie finansami przedsiębiorstwa.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o KSeF w aplikacji mobilnej mOrganizer
- Czy w aplikacji mobilnej mOrganizer można obsługiwać faktury z KSeF?
Tak, aplikacja mobilna mOrganizer umożliwia obsługę faktur z KSeF bezpośrednio z telefonu. Użytkownik może wysyłać i odbierać dokumenty, weryfikować je, akceptować lub odrzucać oraz sprawdzać status ich przetwarzania. - Jakie funkcje KSeF są dostępne w aplikacji mobilnej mOrganizer?
W aplikacji dostępne są między innymi: podgląd statusu połączenia z KSeF, zarządzanie certyfikatem, wysyłanie i odbieranie faktur, akceptacja i odrzucanie dokumentów, monitorowanie statusów oraz przypisywanie oznaczeń podatkowych do faktur. - Gdzie w aplikacji znaleźć faktury pobrane z KSeF?
Faktury pobrane z KSeF znajdują się w sekcji Inbox, w zakładce Do zatwierdzenia, w części oznaczonej jako KSeF. Dzięki temu można łatwo odróżnić je od dokumentów dodanych poza systemem. - Jak zaakceptować fakturę z KSeF w aplikacji mobilnej?
Aby zaakceptować fakturę, należy przejść do sekcji Inbox, otworzyć zakładkę Do zatwierdzenia, wybrać część KSeF, sprawdzić szczegóły dokumentu i kliknąć opcję Akceptuj. Dokument zostanie wtedy przekazany do dalszego księgowania. - Czy w aplikacji można odrzucić fakturę z KSeF?
Tak, aplikacja mobilna mOrganizer pozwala również odrzucić dokument pobrany z KSeF. W tym celu należy otworzyć szczegóły faktury i wybrać opcję Odrzuć. - Jakie statusy faktur KSeF można sprawdzić w aplikacji?
W aplikacji można monitorować takie statusy jak: Niewysłano do KSeF, Wysłano – oczekuje w KSeF, Przyjęto przez KSeF, Potwierdzono w KSeF (UPO), Odrzucono z KSeF oraz Pobrano z KSeF. - Czy do obsługi KSeF w aplikacji mobilnej potrzebny jest certyfikat?
Tak, poprawna konfiguracja certyfikatu jest niezbędna do prawidłowego połączenia z KSeF oraz do przesyłania i odbierania dokumentów. Informacje o certyfikacie można sprawdzić w sekcji Ustawienia KSeF. - Czy w aplikacji mOrganizer można dodać kody GTU i typ transakcji?
Tak, podczas wystawiania faktury użytkownik może dodać kody GTU oraz typ transakcji. Funkcja ta jest dostępna na etapie uzupełniania danych dokumentu.
Instrukcja obsługi KSeF w aplikacji mOrganizer
Chcesz rozpocząć pracę z e-fakturami w telefonie? Sprawdź instrukcję obsługi KSeF w aplikacji mobilnej mOrganizer i zobacz, jak krok po kroku skonfigurować połączenie, zarządzać certyfikatem, odbierać dokumenty oraz akceptować faktury.