Obsługa dokumentów pobieranych z KSeF może wymagać wykonywania tych samych czynności przy kolejnych fakturach. W mOrganizerze finansów można ten proces uprościć dzięki funkcji automatycznego akceptowania dokumentów z KSeF. Po jej uruchomieniu dokumenty pobierane z systemu są akceptowane automatycznie, bez konieczności zatwierdzania każdego z nich osobno.
Mniej ręcznej obsługi dokumentów z KSeF
Automatyczna akceptacja stworzono z myślą o ograniczeniu powtarzalnych czynności związanych z obsługą faktur pobieranych z KSeF. Zamiast przechodzić przez proces akceptacji każdego dokumentu, możesz pozwolić, aby mOrganizer finansów wykonywał tę czynność automatycznie.
Jest to szczególnie przydatne, gdy regularnie otrzymujesz większą liczbę faktur i nie wszystkie wymagają dodatkowej weryfikacji przed akceptacją. Dzięki automatyzacji możesz ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych operacji i usprawnić bieżący obieg dokumentów.
Dlaczego dokumenty z KSeF wymagają zatwierdzenia?
Pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza, że firma potwierdziła jej poprawność ani zasadność. System nie pozwala nabywcy odrzucić otrzymanego dokumentu. Ewentualne pomyłki trzeba wyjaśnić ze sprzedawcą poza KSeF, a następnie – jeśli jest to konieczne – skorygować fakturę.
Weryfikacja dokumentów jest potrzebna, ponieważ faktura może:
- zostać wystawiona na niewłaściwą firmę lub zawierać błędny NIP;
- dotyczyć zamówienia, którego firma nie składała;
- zawierać nieuzgodnioną cenę lub nieprawidłową liczbę produktów;
- obejmować towar, który nie został dostarczony;
- dotyczyć usługi, która nie została wykonana;
- zawierać niewłaściwy termin lub sposób płatności;
- zostać wystawiona ponownie za tę samą transakcję;
- nie uwzględniać uzgodnionego rabatu.
Dlatego również po włączeniu automatycznej akceptacji warto regularnie sprawdzać dokumenty pobrane z KSeF. Pozwala to szybko zauważyć pomyłkę, skontaktować się ze sprzedawcą i uniknąć opłacenia faktury, która jest niezgodna z zamówieniem lub w ogóle nie dotyczy firmy. Codzienne podsumowanie wysyłane przez mOrganizera finansów ułatwia taką kontrolę bez konieczności ręcznego zatwierdzania każdej faktury.
Jak działa automatyczna akceptacja dokumentów z KSeF?
Zasada jest prosta. Po aktywowaniu odpowiedniej opcji w ustawieniach KSeF dokumenty pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur będą automatycznie akceptowane w mOrganizerze finansów. Nie trzeba więc zatwierdzać ich pojedynczo.
Jeżeli funkcja nie jest aktywna, dokumenty wymagają ręcznej obsługi – użytkownik musi je odpowiednio akceptować lub odrzucać.
Jak włączyć automatyczną akceptację dokumentów z KSeF?
Włączenie funkcji zajmuje tylko chwilę.
Po zalogowaniu do mOrganizera finansów przejdź w górnym menu do zakładki KSeF, a następnie wybierz Ustawienia KSeF.
Na stronie ustawień znajdź sekcję Automatyzacja. To właśnie tutaj dostępna jest opcja „Automatyczne akceptowanie dokumentów z KSeF”.
Zaznacz pole przy funkcji automatycznego akceptowania dokumentów, a następnie kliknij przycisk „Zapisz”. Od tego momentu funkcja jest aktywna.
Co dzieje się po włączeniu funkcji?
Automatyzacja nie oznacza, że tracisz możliwość kontrolowania dokumentów. mOrganizer finansów wysyła raz dziennie wiadomość e-mail z podsumowaniem dokumentów pobranych z KSeF w danym dniu. Dzięki temu możesz sprawdzić, jakie dokumenty pojawiły się w systemie.
Jeżeli zauważysz w podsumowaniu dokument, który nie powinien zostać zaksięgowany albo wymaga dodatkowej weryfikacji, skontaktuj się ze swoją księgową. Pozwala to połączyć automatyzację powtarzalnych czynności z możliwością reagowania na sytuacje wymagające indywidualnej oceny.
Warto również pamiętać, że automatyczna akceptacja nie zastępuje zgłoszenia gotowości do zamknięcia miesiąca. Ten etap procesu pozostaje bez zmian.
Akceptacja dokumentu nie oznacza automatycznego uznania go za koszt
To ważne rozróżnienie. Automatyczne zaakceptowanie dokumentu pobranego z KSeF nie oznacza automatycznego zakwalifikowania go jako kosztu uzyskania przychodu. Kwalifikacja księgowa i podatkowa odbywa się niezależnie.
Funkcja automatyzuje więc konkretny etap obsługi dokumentów w mOrganizerze finansów, ale nie zastępuje oceny księgowej i podatkowej.
Jak wyłączyć automatyczne akceptowanie dokumentów?
Z funkcji nie musisz korzystać na stałe. Jeśli chcesz wrócić do ręcznej akceptacji dokumentów, ponownie przejdź do KSeF → Ustawienia KSeF → Automatyzacja, odznacz pole „Automatyczne akceptowanie dokumentów z KSeF” i zapisz zmianę. Dzięki temu możesz dopasować sposób obsługi faktur z KSeF do aktualnych potrzeb swojej firmy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o automatyczną akceptację dokumentów z KSeF
Czy dokumenty z KSeF mogą być automatycznie akceptowane w mOrganizerze finansów?
Tak. Po włączeniu odpowiedniej funkcji dokumenty pobierane z KSeF są automatycznie akceptowane.
Gdzie włączyć automatyczną akceptację?
Opcja znajduje się w KSeF → Ustawienia KSeF, w sekcji Automatyzacja.
Czy trzeba później ręcznie zatwierdzać każdy dokument?
Nie. Po aktywowaniu funkcji pobierane dokumenty są akceptowane automatycznie.
Skąd wiadomo, jakie dokumenty pobrano?
Raz dziennie użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z podsumowaniem dokumentów pobranych z KSeF w danym dniu.
Czy zaakceptowany dokument automatycznie staje się kosztem podatkowym?
Nie. Akceptacja dokumentu i jego kwalifikacja księgowa oraz podatkowa to odrębne kwestie.
Czy automatyczną akceptację można wyłączyć?
Tak. W dowolnym momencie można odznaczyć opcję w sekcji Automatyzacja i zapisać ustawienia.
Automatyzacja, która pozwala zachować kontrolę
Automatyczna akceptacja dokumentów z KSeF to prosty sposób na ograniczenie powtarzalnych czynności w mOrganizerze finansów. Funkcję można włączyć w kilku krokach, a codzienne podsumowanie e-mail pomaga zachować kontrolę nad pobranymi dokumentami.