W 2026 roku wszystkie firmy w Polsce przejdą na obowiązkową e-fakturę, która stanie się jedyną akceptowaną formą dokumentowania sprzedaży w relacjach B2B. To ogromna zmiana dla przedsiębiorców – zarówno pod względem procesów, oprogramowania, jak i codziennej pracy z dokumentami. Aby przygotować się na nowe przepisy, warto zrozumieć, jakie obowiązki przedsiębiorcy w KSeF będą obowiązywać oraz co musi być w KSeF, a które dokumenty nadal pozostaną poza systemem.

Ten artykuł to kompletne zestawienie dokumentów, które trafią do KSeF po 1 lutego 2026 r., wraz z praktycznym omówieniem zasad ich stosowania. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uporządkować procesy, dostosować systemy i sprawnie wejść w świat faktur ustrukturyzowanych.

Obowiązki przedsiębiorcy w KSeF – najważniejsze zmiany od 2026 roku

Najważniejsze obowiązki przedsiębiorcy w KSeF po wejściu systemu w życie to m.in.:

• wystawianie faktur wyłącznie w formacie ustrukturyzowanym,
• przesyłanie ich do KSeF, a nie bezpośrednio do klienta,
• odbieranie faktur wyłącznie z systemu,
• stosowanie jednolitej struktury danych,
• zapewnienie poprawności oraz kompletności dokumentów,
• zachowanie ciągłości obiegu faktur w firmie.

Oznacza to pełną cyfryzację procesu fakturowania — od wysyłki, przez odbiór, po archiwizację.

Dla wygody przedsiębiorcy systemy takie jak mOrganizer finansów mogą automatycznie obsługiwać komunikację z KSeF: wysyłkę, odbiór oraz weryfikację dokumentów.

Co musi być w KSeF? Zestawienie dokumentów obowiązkowo trafiających do systemu

Przejdźmy do najważniejszego: jakie dokumenty w KSeF będą obowiązkowe. Poniżej znajdziesz wyczerpujący przewodnik, który uporządkuje wszystkie rodzaje faktur objęte przepisami.

Faktury w transakcjach B2B

KSeF obejmie każde rozliczenie między firmami. Niezależnie od branży, wartości, częstotliwości czy rodzaju świadczenia, każda faktura B2B musi zostać:

• wystawiona w strukturze FA(2),
• wysłana do KSeF,
• odebrana z systemu przez kontrahenta.

To kluczowy obowiązek przedsiębiorcy w KSeF – żadne transakcje B2B nie mogą zostać pominięte.

Faktury podstawowe, w tym WDT i eksport

Faktury sprzedaży dokumentujące:

• transakcje krajowe,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT),
• eksport poza UE,

również muszą być przekazywane do systemu.

W przypadku klientów zagranicznych można nadal przekazywać fakturę dodatkowo e-mailem, ale obowiązek jej rejestracji w KSeF pozostaje po stronie polskiego sprzedawcy.

Faktury zaliczkowe i końcowe

Każda zaliczka musi być udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną.

Dotyczy to:

• zaliczek na usługi,
• zaliczek na dostawę towarów,
• płatności częściowych,
• finalnych rozliczeń.

Dzięki temu system zapewnia pełną poprawność rozliczeń VAT.

Faktury korygujące

Niezależnie od tego, czy korekta dotyczy dokumentu wystawionego:

• już w KSeF,
• czy jeszcze przed obowiązkowym wdrożeniem,

każda faktura korygująca musi trafić do systemu. To ważne, bo zapewnia spójność i prawidłowość rozliczeń podatkowych między sprzedawcą a nabywcą.

Faktury w procedurze samofakturowania

W przypadku samofakturowania nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy.
Od 2026 r. takie dokumenty:

• muszą być wygenerowane jako faktury ustrukturyzowane,
• muszą trafić do KSeF,
• wymagają specjalnych uprawnień nadanych nabywcy przez sprzedawcę.

To ważny obszar dla firm z rozbudowanym łańcuchem dostaw lub modelami prowizyjnymi.

Faktury wystawione do paragonów

Jeżeli klient zażąda faktury do paragonu (np. paragonu z NIP nabywcy), dokument wystawia się w KSeF. System umożliwia pełne powiązanie faktury z wcześniej zarejestrowaną sprzedażą na kasie fiskalnej, co eliminuje błędy i nadużycia. 

Ważne: jakie dokumenty w KSeF po okresie przejściowym?
Faktury wystawiane z wykorzystaniem kas fiskalnych lub uproszczone faktury (np. do 450 zł) — które obecnie mogą być wyjątkiem, pozostaną poza KSeF tylko do 31.12.2026 r. Po tej dacie będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane, jeśli transakcja podlega KSeF.

Faktury RR

Dokumenty wystawiane przy zakupach od rolników ryczałtowych mogą trafić do KSeF, jednak wymagają złożenia przez rolnika oświadczenia w systemie, że jest rolnikiem oraz wskazania nabywcy jako uprawnionego. Jeżeli taką zgodę uzyskano, faktura RR również musi być przekazana do systemu, aby zapewnić pełną transparentność rozliczeń.

Faktury zerowe

Faktury opiewające na zero złotych także są przesyłane do KSeF.
Występują m.in. w przypadkach:

• świadczeń nieodpłatnych.
• rekompensat,
• anulowania świadczeń,
• rozliczeń barterowych z wyrównaniem,

Jakie dokumenty w KSeF po 2026 roku? Uwaga na wyjątki

Niektóre dokumenty NIE będą obowiązkowe w systemie aż do końca 2026 r., ale od 1 stycznia 2027 r. już tak.

Dotyczy to:

• faktur uproszczonych do 450 zł,
• faktur wystawianych na kasach fiskalnych,
• paragonów z NIP uznawanych dziś za faktury uproszczone.

Po okresie przejściowym również te dokumenty muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane – jeśli dotyczą transakcji objętych KSeF.

KSeF to nie tylko obowiązek, ale i porządek w procesach

Zmiany, jakie wprowadza KSeF, mogą wydawać się wymagające, ale niosą też szereg korzyści:

• jednolitą strukturę faktur,
• pewność dostarczenia dokumentów,
• mniej błędów podatkowych,
• automatyzację obiegu faktur,
• uproszczoną współpracę między firmami.

Znajomość tego, co musi być w KSeF, oraz odpowiednie przygotowania pozwalają przedsiębiorcom bez stresu wejść w nowy model cyfrowego fakturowania.

Przeczytaj również artykuł: Jak przygotować firmę na KSeF?

Najczęstsze pytania (FAQ)

• Które dokumenty trafią obowiązkowo do KSeF?
  Wszystkie faktury B2B, zaliczkowe, końcowe, korygujące, RR, zagraniczne (WDT, eksport), faktury zerowe oraz te wystawiane do paragonów.
• Jakie obowiązki przedsiębiorcy w KSeF będą najważniejsze?
  Przedsiębiorca musi wystawiać i odbierać faktury wyłącznie przez KSeF, stosować format ustrukturyzowany i monitorować poprawność danych.
• Czy faktury uproszczone będą w KSeF?
  Tak, ale obowiązek zacznie się dopiero od 1 stycznia 2027 r.
• Czy faktury dla zagranicznych kontrahentów trzeba przesyłać do KSeF?
  Tak – obowiązek dotyczy wszystkich faktur sprzedażowych wystawianych przez polskich przedsiębiorców.

Chcesz przygotować firmę na obowiązki KSeF i mieć pewność, że wszystkie dokumenty trafią do systemu poprawnie i automatycznie?
Skorzystaj z automatycznej obsługi KSeF w mOrganizerze finansów i pracuj bez stresu.