Baza kontrahentów to jedno z najważniejszych miejsc w każdym programie do fakturowania. Im lepiej jest uporządkowana, tym szybciej można wystawiać faktury, dodawać wydatki czy wyszukiwać klientów. W mOrganizerze finansów możesz nie tylko zarządzać listą kontrahentów, ale także oznaczać najczęściej wybieranych klientów jako ulubiony kontrahent. To niewielka funkcja, która znacząco przyspiesza codzienną pracę.
Jak działa dodawanie kontrahenta w mOrganizerze finansów?
W mOrganizerze finansów dodawanie kontrahenta jest szybkie i wygodne, ponieważ system może automatycznie pobrać dane polskich firm z bazy GUS na podstawie numeru NIP. Dzięki temu nie trzeba ręcznie wpisywać podstawowych informacji, takich jak nazwa firmy czy adres.
Jak dodać kontrahenta zgodnie z podstawowymi zasadami:
- Polski kontrahent firmowy — dane można pobrać automatycznie z bazy GUS po wpisaniu numeru NIP.
- Osoba prywatna — jeśli kontrahent nie posiada numeru NIP, dane należy wprowadzić ręcznie i zaznaczyć opcję Osoba prywatna.
- Faktura dla osoby prywatnej — nie trzeba podawać numeru PESEL ani NIP.
- Firma będąca podatnikiem VAT — numer NIP jest obowiązkowym identyfikatorem nabywcy.
- Kontrahent zagraniczny — dane należy uzupełnić ręcznie, ponieważ nie zostaną pobrane z bazy GUS.
- Numer NIP kontrahenta zagranicznego — warto podać go z przedrostkiem kodu kraju, co jest ważne dla poprawnego tworzenia deklaracji VAT-UE.
W kartotece kontrahenta można zapisać również dodatkowe informacje:
- Rodzaj płatności i termin płatności — system będzie je automatycznie sugerował przy wystawianiu faktur dla tego kontrahenta.
- Rachunek bankowy — po otrzymaniu płatności system może rozpoznać przelew i połączyć go z właściwym dokumentem.
- Adres e-mail — będzie podpowiadany podczas wysyłki faktury drogą elektroniczną.
Jak oznaczyć kontrahenta jako ulubionego?
Jeżeli współpracujesz z wybranymi klientami regularnie, warto oznaczyć ich jako ulubiony kontrahent.
Aby to zrobić:
- Przejdź do zakładki Przychody → Kontrahenci.
- Odszukaj wybranego kontrahenta.
- Kliknij ikonę gwiazdki znajdującą się obok jego nazwy.
Po wykonaniu tej czynności gwiazdka zmieni kolor na żółty, a w prawym górnym rogu ekranu pojawi się komunikat: „Kontrahent został oznaczony jako ulubiony.”
Jakie korzyści daje oznaczenie ulubionego kontrahenta?
Funkcja ulubiony kontrahent została stworzona z myślą o użytkownikach, którzy regularnie wystawiają dokumenty tym samym odbiorcom.
Najważniejsze zalety tego rozwiązania to:
- szybsze wyszukiwanie najczęściej wybieranych klientów,
- sprawniejsze wystawianie faktur sprzedaży,
- wygodniejsze dodawanie wydatków,
- lepsza organizacja rozbudowanej bazy kontrahentów.
Przy większej liczbie klientów taka funkcja pozwala zaoszczędzić sporo czasu podczas codziennej pracy.
Wygodne zarządzanie kontrahentami
Moduł kontrahenci w mOrganizerze finansów został zaprojektowany tak, aby ułatwić organizację dokumentów i usprawnić obsługę klientów. Dodawanie nowych kontrahentów oraz oznaczanie ich jako ulubionych to proste funkcje, które pomagają skrócić czas potrzebny na wystawianie faktur i ograniczyć liczbę wykonywanych kliknięć.
Jeżeli często współpracujesz z tymi samymi firmami lub klientami, warto korzystać z oznaczenia ulubionych kontrahentów. Dzięki temu najważniejsze kontakty będą zawsze łatwo dostępne, a praca z dokumentami stanie się jeszcze bardziej komfortowa.