Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obiegu dokumentów księgowych w ostatnich latach. Dla wielu firm oznacza on zupełnie nowy sposób pracy z fakturami – bardziej sformalizowany, techniczny i oparty na centralnym systemie. Nic więc dziwnego, że już od pierwszych tygodni funkcjonowania pojawiają się liczne błędy w KSeF, które utrudniają codzienną pracę przedsiębiorcom.
Problemy nie wynikają wyłącznie z samego systemu. Najczęściej są efektem braku przygotowania, niepełnej wiedzy lub przyzwyczajeń z czasów tradycyjnych faktur PDF. Poniżej przedstawiamy 10 najczęstszych błędów w KSeF, z którymi mierzą się przedsiębiorcy – oraz praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć.
Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek prawny, ale też zmiana procesów – o czym więcej piszemy w artykule Jak działa KSeF w mOrganizerze?
1. Brak nadania uprawnień pracownikom i księgowości w KSeF
Jednym z pierwszych i jednocześnie najczęstszych błędów w KSeF jest brak odpowiednich uprawnień dla osób, które faktycznie zajmują się fakturami. Samo posiadanie dostępu przez właściciela firmy nie wystarcza, aby system działał sprawnie.
W praktyce okazuje się, że księgowa, biuro rachunkowe lub pracownik działu sprzedaży nie widzą dokumentów, nie mogą ich pobrać ani wystawić faktury w imieniu firmy. Problem wychodzi na jaw dopiero w momencie pilnej potrzeby.
Jak uniknąć tego błędu?
Na samym początku warto określić, kto w firmie odpowiada za wystawianie i odbiór faktur, a następnie nadać im odpowiednie role i uprawnienia w KSeF.
2. Brak wiedzy i przygotowania do pracy z KSeF
Wielu przedsiębiorców traktuje KSeF jak kolejne narzędzie techniczne, nie zdając sobie sprawy, że zmienia on podstawowe zasady obiegu faktur. Faktura w KSeF to nie plik PDF wysłany e-mailem, lecz dokument funkcjonujący w centralnym systemie.
Brak wiedzy prowadzi do chaosu organizacyjnego, szczególnie w małych firmach, które nie mają dedykowanych działów księgowych czy IT.
Jak uniknąć tego błędu?
Wystarczy podstawowe przygotowanie: zapoznanie się z zasadami działania KSeF, krótkie szkolenie lub materiały informacyjne dostarczane przez dostawcę programu do fakturowania.
3. Nieświadomość momentu odbioru faktury w KSeF
Kolejny częsty błąd w KSeF dotyczy daty otrzymania faktury. W systemie za moment odbioru uznaje się chwilę, w której faktura zostanie skutecznie przesłana i zarejestrowana w KSeF, a nie moment jej wystawienia czy wysłania e-mailem.
Może to mieć realny wpływ na rozliczenia VAT i terminy podatkowe.
Jak uniknąć tego błędu?
Należy zwracać uwagę nie tylko na datę wystawienia faktury, ale także na moment jej faktycznego przyjęcia przez KSeF.
4. Przekonanie, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że do KSeF trafiają wyłącznie standardowe faktury VAT. Tymczasem system obejmuje również inne rodzaje dokumentów, w tym niektóre faktury bez VAT.
Dodatkowe wyjątki, takie jak paragony z NIP do 450 zł, które są czasowo wyłączone z obowiązku KSeF, tylko potęgują nieporozumienia.
Jak uniknąć tego błędu?
Warto dokładnie sprawdzić, jakie typy faktur wystawia firma i które z nich podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF.
5. Nieznajomość zasad działania KSeF w przypadku awarii
Brak wiedzy o trybie offline to jeden z bardziej stresujących błędów w KSeF. Przedsiębiorcy często nie wiedzą, czy w razie awarii mogą wystawić fakturę i co zrobić, gdy system jest czasowo niedostępny.
Jak uniknąć tego błędu?
Należy znać procedury awaryjne oraz korzystać z programów do fakturowania, które umożliwiają wystawianie faktur offline i ich późniejsze przesłanie do KSeF.
6. Brak integracji programu do fakturowania z KSeF
Korzystanie z narzędzi, które nie są zintegrowane z KSeF, zmusza firmy do ręcznego przesyłania faktur. To zwiększa ryzyko pomyłek, opóźnień i nieprzyjęcia dokumentów przez system.
Jak uniknąć tego błędu?
Przed wdrożeniem KSeF warto upewnić się, że używany program do fakturowania obsługuje pełną integrację z systemem.
7. Brak kontroli statusu wysłanych faktur
Wielu przedsiębiorców zakłada, że wystawienie faktury oznacza jej automatyczne pojawienie się w KSeF. W rzeczywistości dokument może zostać odrzucony lub nieprzyjęty z powodów technicznych.
Jak uniknąć tego błędu?
Należy regularnie monitorować status wysłanych faktur i upewniać się, że zostały poprawnie przyjęte przez system.
8. Pomijanie nietypowych faktur i dokumentów
Faktury zaliczkowe, korekty czy sprzedaż okazjonalna często umykają uwadze firm na początku pracy z KSeF. To kolejny błąd, który może prowadzić do niekompletnej dokumentacji.
Jak uniknąć tego błędu?
Warto uwzględnić w procedurach wszystkie typy dokumentów wystawianych w firmie, nie tylko te najczęstsze.
9. Mylenie faktury wystawionej z fakturą przyjętą do KSeF
Faktura staje się fakturą ustrukturyzowaną dopiero po jej skutecznym przesłaniu i przyjęciu przez KSeF. Dokument zapisany w systemie fakturowym nie zawsze oznacza dokument w KSeF.
Jak uniknąć tego błędu?
Zawsze należy sprawdzić, czy faktura otrzymała potwierdzenie przyjęcia i numer identyfikacyjny w systemie.
10. Pomijanie odbioru faktur kosztowych z KSeF
Skupienie się wyłącznie na sprzedaży to jeden z bardziej kosztownych błędów w KSeF. Faktury od dostawców również trafiają do systemu i mogą nie pojawić się w formie PDF.
Jak uniknąć tego błędu?
Warto regularnie sprawdzać KSeF pod kątem nowych faktur kosztowych i jasno określić, kto w firmie odpowiada za ich odbiór.
Dobre przygotowanie to mniej błędów w KSeF
Większość problemów i błędów w KSeF nie wynika z samego systemu, lecz z braku przygotowania i niewypracowanych procedur. Im szybciej firma uporządkuje kwestie dostępu, wysyłki i odbioru faktur, tym łatwiej będzie jej funkcjonować w nowej rzeczywistości.
W tym procesie pomocne są narzędzia takie jak mOrganizer finansów, które automatyzują obsługę KSeF, umożliwiają integrację systemów i znacząco ograniczają ryzyko popełniania błędów w codziennej pracy.