Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to dla przedsiębiorców nie tylko zmiana obiegu faktur, ale przede wszystkim nowy model zarządzania dostępem do danych finansowych. Pojęcia takie jak KSeF certyfikat, uprawnienia w KSeF czy wygenerowane w KSeF kody QR stają się kluczowe dla codziennego funkcjonowania firm. Ich właściwe zrozumienie pozwala uniknąć problemów organizacyjnych i prawnych.
W praktyce wiele firm wdraża KSeF technicznie, ale pomija jeden z najważniejszych elementów – świadome i poprawne zarządzanie uprawnieniami. Brak dostępu do faktur, nieprawidłowo nadane role lub źle obsługiwany certyfikat mogą prowadzić do chaosu organizacyjnego, opóźnień w rozliczeniach, a nawet problemów podczas kontroli podatkowych.
Dostęp do KSeF – kto kontroluje faktury?
Dostęp do KSeF jest zawsze przypisany do podatnika, czyli firmy. Oznacza to, że faktury nie „należą” ani do programu księgowego, ani do biura rachunkowego, lecz bezpośrednio do przedsiębiorcy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej uprawnienia właścicielskie w KSeF przysługują bezpośrednio przedsiębiorcy, jako osobie fizycznej prowadzącej działalność. Są one nadawane automatycznie i nie wymagają składania dodatkowych formularzy. Właściciel JDG ma pełną kontrolę nad KSeF i to on decyduje:
- kto może wystawiać faktury w KSeF,
- kto ma prawo je przeglądać lub pobierać,
- kto może zarządzać uprawnieniami innych użytkowników.
Brak odpowiednio skonfigurowanego dostępu do KSeF może skutkować sytuacją, w której faktury są wystawiane poprawnie, ale nikt w firmie nie ma do nich realnego dostępu, co w praktyce paraliżuje pracę księgowości.
Uprawnienia w KSeF – klucz do sprawnego działania
System KSeF opiera się na rozbudowanym modelu ról i uprawnień. Uprawnienia w KSeF mogą być nadawane zarówno osobom fizycznym (np. pracownikom działu finansowego), jak i podmiotom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe czy dostawcy systemów -informatycznychIT.
Najczęściej spotykane zakresy uprawnień obejmują:
- wystawianie faktur,
- dostęp do faktur sprzedażowych i zakupowych,
- pobieranie faktur z KSeF,
- nadawanie i odbieranie uprawnień innym użytkownikom.
W praktyce oznacza to, że nawet księgowy obsługujący firmę nie zobaczy faktur w centralnym systemie, jeśli przedsiębiorca wcześniej nie nada mu odpowiednich uprawnień w KSeF.
Jak nadać uprawnienia w KSeF?
Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest kwestia tego, jak nadać uprawnienia w KSeF. Proces ten odbywa się bezpośrednio w systemie KSeF i wymaga uwierzytelnienia osoby uprawnionej do reprezentowania firmy (np. właściciela lub członka zarządu).
Uprawnienia można nadać:
- bezpośrednio osobie fizycznej (np. pracownikowi),
- biuru rachunkowemu,
- systemowi informatycznemu (poprzez certyfikat).
Warto pamiętać, że uprawnienia można w każdej chwili zmienić lub odebrać, co daje przedsiębiorcy pełną kontrolę nad dostępem do danych.
Uprawnienia w KSeF dla spółki z o.o. – rola formularza ZAW-FA
W przypadku osób prawnych i spółek prawa handlowego m.in. spółki z o.o. nadanie uprawnień do KSeF wymaga złożenia formularza ZAW-FA. Jest to konieczne, ponieważ podatnikiem jest spółka jako osoba prawna, a nie konkretna osoba fizyczna – system KSeF nie nadaje dostępu automatycznie członkom zarządu ani pracownikom. Formularz ZAW-FA służy do wskazania osób lub podmiotów (np. biura rachunkowego), którym mają zostać przyznane określone uprawnienia do KSeF. Dokument składa się elektronicznie do właściwego urzędu skarbowego, podpisując zgodnie z zasadami reprezentacji spółki wynikającymi z KRS. Dopiero po jego złożeniu możliwe jest sprawne zarządzanie dostępem do faktur w KSeF.
KSeF certyfikat – automatyzacja i bezpieczeństwo
Certyfikat KSeF to rozwiązanie przeznaczone głównie dla systemów informatycznych, takich jak programy finansowo-księgowe czy platformy ERP. Umożliwia on automatyczną komunikację z KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się użytkownika. Takie rozwiązanie funkcjonuje w mOrganizerze finansów, który po wgraniu certyfikatu jest w pełni zintegrowany z KSeF.
Dzięki certyfikatowi system może:
- wysyłać faktury do KSeF,
- pobierać faktury z KSeF,
- działać w sposób ciągły i zautomatyzowany.
Certyfikat ma określony okres ważności i musi być odpowiednio chroniony. W praktyce pełni on rolę cyfrowego „klucza” do KSeF, dlatego jego utrata lub niewłaściwe użycie może stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych.
KSeF kody QR – weryfikacja faktur i wiarygodność
Na fakturach ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF widnieją kody QR, które pełnią funkcję weryfikacyjną. Kod QR umożliwia szybkie sprawdzenie:
- czy fakturę wystawiono w KSeF,
- czy dokument jest autentyczny,
- jaki jest jego status w systemie.
Dla kontrahentów kody QR stanowią wygodne narzędzie potwierdzające wiarygodność faktury, a dla przedsiębiorców dodatkowy element zabezpieczający obrót dokumentami.
W przypadku faktur wystawianych w trybie offline kod QR odgrywa szczególnie istotną rolę. W momencie wystawienia przedsiębiorca nie rejestruje jeszcze faktury w KSeF, dlatego kod QR jednoznacznie identyfikuje dokument i pozwala później powiązać go z systemem po jego przesłaniu.
Najważniejsze elementy bezpiecznego fakturowania
Nieprawidłowo skonfigurowane uprawnienia, brak certyfikatu lub nieznajomość roli kodów QR mogą prowadzić do realnych problemów takich jak opóźnienia w rozliczeniach, brak dostępu do faktur czy ryzyka związane z kontrolami podatkowymi. KSeF wymusza dyscyplinę, ale jednocześnie daje firmom większą kontrolę nad dokumentami.KSeF to system, w którym technologia i organizacja idą w parze. Uprawnienia w KSeF określają, kto ma dostęp do KSeF, certyfikat umożliwia automatyzację programu do fakturowania zKSeF, a kody QR pozwalają na szybką weryfikację dokumentów. Zrozumienie tych elementów to dziś jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy przygotowującego się do pracy z KSeF.
KSeF porządkuje fakturowanie, ale jednocześnie wymaga od firm większej kontroli nad dostępem, uprawnieniami i bezpieczeństwem danych. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na rozwiązania, które automatyzują obsługę KSeF i eliminują ryzyko błędów organizacyjnych.
mOrganizer Finansów to narzędzie w pełni zintegrowane z KSeF, który umożliwia wygodne wystawianie i odbieranie faktur, obsługę certyfikatu oraz bezpieczną synchronizację dokumentów w jednym miejscu. A jeśli chcesz całkowicie zdjąć z siebie obowiązki związane z księgowością, zawsze możesz skorzystać z mKsięgowości i przekazać rozliczenia zaufanej księgowej, która zadba o poprawność dokumentów, terminy i zgodność z przepisami.
To rozwiązanie dla firm, które chcą korzystać z KSeF sprawnie, bezpiecznie i bez zbędnych komplikacji.